Witam Cię w 50-tym odcinku podcastu Marketing z Głową. W tym odcinku podzielę się z Tobą dziesięcioma narzędziami, które pomagają mi pracować wydajniej, produktywniej i po prostu wygodniej.

Zaczynajmy.

Podcast Marketing z Głową to miejsce, w którym zaglądamy do głów Twoich klientów i szukamy odpowiedzi na pytanie, jak klienci kupują, czyli jak podejmują decyzję o zakupie. Dlaczego tak bardzo nas to interesuje? Bo dzięki temu chcemy robić jeszcze lepszy marketing i chcemy pokazać Ci, jak sprzedawać więcej produktów i usług. Wiedza, którą dzielę się z Tobą w tym podcaście całkowicie za darmo, pochodzi z badań na temat marketingu, psychologii oraz mojego 10-cio letniego doświadczenia w pracy z firmami takimi jak Twoja. A podcast nagrywam dla wszystkich handlowców przedsiębiorców i marketerów, czyli dla osób takich jak Ty, które chcą sprzedawać więcej i chcą to robić lepiej.

Bez odpowiednich narzędzi ani rusz

Zanim zaczniemy pozwól, że opowiem Ci pewną historię, która pomoże zrozumieć Ci, dlaczego dzisiejszy temat jest taki istotny. Dwóch myśliwych wybrało się na polowanie do lasu. Po drodze spotkali leśniczego, który ostrzegł ich takimi oto słowami: uważajcie bo las, do którego podążacie, jest duży, ciemny i zdradliwy. Łatwo się w nim zgubić. Gdyby tak się stało, gdybyście zbłądzili, po prostu wystrzelcie trzy razy w powietrze, a wyślę po was pomoc.

Myśliwi wysłuchali rady leśniczego i ruszyli do lasu. Niestety po godzinie rzeczywiście zboczyli ze ścieżki i zgubili się. Błąkali się przez kilkanaście minut, aż wreszcie jeden z myśliwych mówi do drugiego: słuchaj sami nie znajdziemy wyjścia z tego lasu. Zróbmy tak, jak powiedział leśniczy. Wystrzel trzy razy i poczekamy na pomoc. Tak też zrobili. Poczekali godzinę, poczekali drugą godzinę, ale pomoc nie nadeszła.

Wtedy drugi myśliwy mówi do pierwszego: słuchaj, być może nie usłyszeli Twoich strzałów. Ja spróbuję. I drugi myśliwy wystrzelił trzy razy w powietrze. I tym razem dwaj przyjaciele czekali godzinę, czekali drugą godzinę, ale pomoc nie nadeszła. W końcu zrezygnowani, przemarznięci i wystraszeni postanowili sami odnaleźć ścieżkę z lasu. Błąkali się przez kilka godzin, aż wreszcie udało im się trafić na drogę i wydostali się z lasu.

Po drodze znowu spotkali leśniczego i tym razem z pretensjami pytają go, dlaczego, pomimo strzałów oddanych w powietrze, nie przysłał pomocy. Na co leśniczy mówi: być może nie usłyszałem waszych strzałów, ale dlaczego nie strzelaliście do skutku?  Na co myśliwi mówią: no bo skończyły nam się strzały w łuku.

Morał z tej historii jest taki, że bez odpowiednich narzędzi i Ty możesz długo błąkać się po lesie własnej pracy. Dlatego dzisiaj 10 narzędzi, które pomogą pracować Ci lepiej, produktywniej, wydajniej i po prostu wygodniej. A i jeszcze jedna bardzo ważna rzecz. Linki do wszystkich aplikacji i do narzędzi, o których usłyszysz w tym odcinku podcastu, znajdziesz w opisie tego odcinka.

Jak skupić się w pracy

Pierwszym narzędziem, bez którego nie wyobrażam sobie pracy jest aplikacja Forest. Forest to niewielka aplikacja na telefon, która pomaga skupić się w pracy. Działa bardzo prosto. Ustawiasz czas a aplikacja przez wyznaczony przez Ciebie czas blokuje smartfon i wycisza powiadomienia. Zaznaczasz, jak długo chcesz pracować w skupieniu i aplikacja dba, aby telefon nie rozpraszał Cię.

Żeby dodatkowo zmotywować Cię do nie ruszania telefonu, w czasie odliczania na ekranie smartfonu rośnie drzewko. Drzewko rośnie dopóki trwa odliczanie, a Ty nie zamkniesz aplikacji. Gdy odliczanie dojdzie do zera, to w Twoim wirtualnym lesie pojawia się nowe drzewo. Jednak jeśli z jakiegoś powodu zamkniesz aplikację, to drzewo umrze. Oczywiście wirtualne drzewo niekoniecznie musi być dobrym motywatorem do pracy w skupieniu.

Na szczęście twórcy aplikacji zadbali o to, bo wraz z wirtualnymi drzewami otrzymujesz wirtualne monety. Natomiast monety możesz wymienić na prawdziwe drzewa, które ktoś posadzi za Ciebie w lesie.

Ja korzystam z aplikacji, aby działać w trybie pomodoro, czyli w krótkich 20 minutowych odcinkach czasu, po których robię 5 minut przerwy. I tak na 8 sesji pomodoro, czyli po 4 godzinach, robię 20 minut przerwy. Aplikacja Forest dostępna jest na smartfony z Androidem i IOS-em, i wydaje mi się, że Forest występuje także jako wtyczka do przeglądarki. W każdym razie aplikację na Androida pobierzesz za darmo, na IOSa musisz zapłacić 4$ czyli ok 16 zł.

Zarządzanie czasem pracy  

Druga aplikacja, która bardzo pomaga mi w pracy, nazywa się Clockify. Clockify to aplikacja wspomagająca mierzenie czasu spędzonego nad projektem. Clockify to również niesamowicie prosta aplikacja, którą albo instalujesz na komputerze, albo na smartfonie, albo dodajesz ją jako wtyczkę do przeglądarki internetowej i za każdym razem, gdy rozpoczynasz pracę nad jakimś projektem, uruchamiasz aplikację Clockify, która odmierza, ile czasu spędziłeś nad danym zadaniem.

Dzięki niej kontrolujesz czas i pracę poświęconą na projekt. Clockify pozwala również kontrolować koszty, bo do każdego projektu można także przypisać wartość pieniężną. Dzięki temu wiesz, czy dany projekt nadal jest opłacalny, czy być może zbliżasz się do granicy, w której musisz renegocjować warunki współpracy z klientem.

Clockify oczywiście pomaga zarządzać czasem zespołu, bo możesz dodać kilka osób, które w Twoim zespole pracują i możesz nadzorować czas, jaki spędzają nad danym zadaniem. Clockify jest aplikacją darmową. Co prawda jest wersja płatna, ale te podstawowe funkcje w wersji darmowej w zupełności pozwalają na swobodną pracę. Aplikację instalujesz na Windowsie, na Macu, jest także wtyczka do przeglądarki Chrome oraz Firefox. Dodatkowo aplikację możesz pobrać na smartfony z Androidem czy IOSem.

Łatwe zarządzanie projektami

Kolejnym narzędziem, tym razem nieco bardziej rozbudowanym, jest Asana. Asana to aplikacja do zarządzania projektami. To aplikacja internetowa, czyli nie musisz instalować jej na komputerze, żeby z niej korzystać. Zakładasz konto na specjalnej stronie internetowej i natychmiast dostajesz dostęp do panelu, w którym zarządzasz swoimi projektami i zespołami. Do zespołu zapraszasz pracowników, którym przydzielasz zadania i projekty.

Aplikacja dobrze sprawdza się przy pracy zdalnej, bo każdy projekt możesz szczegółowo opisać, nadać mu wymagalny termin ukończenia pracy, załączyć pliki i możesz nagrać również krótkie video, w którym tłumaczysz, co należy zrobić w związku z zadaniem. A osoby odpowiedzialne za projekt mogą komentować zadanie, prosić o więcej informacji i również załączać swoje pliki.

Poza tym aplikacja integruje się z Clockify, to znaczy, gdy rozpoczynasz jakiekolwiek zadanie w Asanie, Clockify faktycznie odmierza czas spędzony nad tym zadaniem.

Dla osób, które częściej pracują na smartfonie, jest również wersja aplikacji na telefon. Wersja darmowa pozwala na pracę w sumie 15 osób w zespole. Wersja płatna znosi ten limit i daje pewne dodatkowe funkcje, szablony zadań, rozszerzone raporty. Natomiast u nas w zupełności wystarczy wersja darmowa.

Jedyny notatnik, którego potrzebujesz

Czwarte narzędzie, czyli Rocket Book jest nieco inna niż poprzednie, ponieważ to nie jest ani aplikacja internetowa, ani na smartfony. To notes. Ale inny niż wszystkie. Rocket Book zamiast kartek z papieru ma kartki ze specjalnego tworzywa, które bardzo przypomina zmywalną tablicę. W Rocket Booku piszesz specjalnymi zmywalnymi długopisami. W zestawie z każdym notesem dostajesz jeden taki długopis, ale nic nie stoi na przeszkodzie, byś kupił ich więcej, bo dostaniesz je w każdym dobrym sklepie papierniczym.

I teraz pomyślisz sobie „no dobra Łukasz, ale po co mi taki notes, gdzie co jakiś czas i tak muszę wymazywać notatki. Przecież w notesie chodzi o to by zapisać w nich coś, schować na później i wrócić, kiedy jest taka potrzeba.” W tym wypadku producent pomyślał o takich przypadkach i przygotował specjalną aplikację, która skanuje notatki i przenosi je do chmury. Ale to nie wszystko.

Na każdej stronie notesu znajduje się 7 ikonek, którym możesz przypisać wybraną akcję w aplikacji. Następnie, gdy zaznaczysz wybrany obrazek, aplikacja wie, co należy zrobić z notatką (np. wysłać do Dropboxa, zapisać na dysku Google albo po prostu wysłać mejlem).

Rocket Book występuje w kilku wariantach i te warianty różnią się od siebie rozmiarem oraz ilością stron. Mój ma 32 strony i jest w formacie A4. Kosztował ok. 160 zł na Amazonie. Link do Rocket Booka znajdziesz w opisie do odcinka. Bardzo polecam, bo to niesamowicie wygodne narzędzie.

Automatyzacja zadań

Kolejnym wygodnym narzędziem jest Zapier, czyli internetowe narzędzie do automatyzacji procesów. Ja nazywam to narzędziem „jeśli to, to tamto”. I najlepiej opiszę to na konkretnym przykładzie.

Załóżmy, że skończyłem nagrywać ten odcinek podcastu Marketing z Głową. W związku z tym muszę zrobić kilka rzeczy, które powtarzam co tydzień. Po pierwsze muszę wgrać pliki na dysk Google, muszę wysłać mejla do osoby, która odpowiada za edycję odcinka, następnie muszę wysłać mejla do osoby, która zajmuje się transkrypcją i publikacją odcinka podcastu. To sporo powtarzalnych cotygodniowych akcji.

W związku z tym, by zaoszczędzić trochę czasu, mówię Zapierowi (oczywiście w cudzysłowie), że za każdym razem, gdy na dysku Google, w odpowiednim katalogu, znajdzie się nowy plik, powinien wysłać mejla do dwóch osób z informacją, że na dysku znalazły się nowe pliki.

Oczywiście może Ci się wydawać, że co to jest wysłanie dwóch mejli, ale gdy zbierzemy kilka krótkich zadań, które powtarzamy kilka razy w miesiącu, to okaże się, że zbierze się sporo czasu. I jeżeli możemy go zaoszczędzić, to dlaczego tego nie zrobić? Korzystam z Zapiera w każdym miejscu, gdy mogę coś zautomatyzować, przyspieszyć. Bo Zapier integruje się z ponad 3 tysiącami różnych aplikacji.

Jak wspomniałem, Zapier to aplikacja internetowa i występuje w kilku opcjach abonamentowych. Darmowa wersja pozwala na przygotowanie 5 zadań automatyzacyjnych. Kolejna, już płatna, kosztuje 20$ miesięcznie i pozwala skonfigurować aż 20 różnych zadań. A jeżeli z jakiegoś powodu uznasz, że to za mało, to za 50$ miesięcznie możesz całkowicie znieść ten limit.

Aplikacja do map myśli

Kolejna aplikacja, na którą właśnie w tym momencie patrzę, jest Edraw Mind. To aplikacja do tworzenia map myśli, czyli pozwala rysować myśli, pomysły koncepcje w formie graficznej. Daje ona do wyboru kilka gotowych szablonów do pracy. Ma naprawdę dużo opcji dotyczących formatowania map. Możesz zmieniać kolory, rozmiar czcionki, grubość linii, w zasadzie możesz taką mapę ustawić pod siebie. Załączyć linki, załączyć obrazki i to mi bardzo pasuje. Natomiast najbardziej mi pasuje to, że Edraw Mind zapisuje pliki do chmury. Dzięki temu, bez względu na to, gdzie i na jakim komputerze pracuję, mam dostęp do swoich map myśli.

I jeszcze jedna bardzo ważna rzecz. Edraw Mind jest aplikacją, którą możesz zainstalować na komputerze z Windowsem i na komputerach z systemem IOS. Przy czym nie ma problemu jeśli chodzi o wymianę plików pomiędzy tymi dwoma systemami. Tzn. jeśli stworzysz mapę myśli na Windowsie, zapiszesz ją w chmurze, to bez problemu otworzysz ją również na Macu.

I to jest, moim zdaniem, bardzo fajna rzecz, bo mnie zdarza się często tak pracować, tzn. raz pracuję na Windowsie, raz pracuję na Macu. Poza tym jest też wersja aplikacji na smartfon, ale umówmy się, praca nad mapą myśli na smartfonie to raczej słaby pomysł. Jeżeli oczywiście masz ochotę podejrzeć swoją mapę myśli w telefonie, no to bardzo proszę, natomiast do pracy wygodniejszy jest komputer.

Aplikacja jest dostępna w dwóch wersjach – darmowej i płatnej. Darmowa wersja pozwala na stworzenie map myśli z maksymalnie 100 gałęzi. Przy mniejszych projektach to w zupełności wystarcza, natomiast przy większych przyda się wersja płatna, która kosztuje rocznie 250 zł. Warto zainwestować w wersję płatną, jeżeli zależy Ci na eksporcie map myśli do popularnych formatów plików (.pdf, .doc czy .jpg)

Notatki w jednym miejscu

Ok i kolejna aplikacja to Evernote. Evernote to aplikacja do porządkowania notatek. Możesz w mniej katalogować dosłownie wszystko, co uważasz, że należy zachować na później. Ja zapisuję w Evernote całe strony internetowe, do których chciałbym za jakiś czas wrócić, fragmenty artykułów z sieci oraz skany książek. I przy tych skanach zatrzymam się na chwilę, bo

Evernote w wersji płatnej, która nie jest jakoś wyjątkowo droga, pozwala na wyszukiwanie słów właśnie w tych skanach książek. Gdy czytasz jakąś książkę, to nie jesteś w stanie zapamiętać z tej książki wszystkiego, szczególnie jeżeli pochłaniasz kilka książek w ciągu miesiąca. Właśnie wtedy Evernote przydaje się szczególnie.

Gdy trafiam w książce na fragment, do którego wiem, że wrócę za jakiś czas, to po prostu skanuję go w aplikacji, przypisuje do konkretnej kategorii i dodatkowo nadaję tagi, które pomogą mi w przyszłości znaleźć ten fragment książki. I za jakiś czas, kiedy wyszukuję konkretny temat, to Evernote szuka po kategoriach, szuka po tagach, ale szuka również po tekście, który jest we fragmencie książki.

I to jest naprawdę bardzo fajna rzecz, bo nie muszę się aż tak bardzo skupiać na tagach czy kategoriach, ponieważ wiem, że jeżeli za jakiś czas będę szukał tego fragmentu książki, to Evernote go znajdzie, bo poszuka również w tekście.

Evernote to aplikacja na komputery z Windowsem oraz z IOSem. Możesz ją zainstalować też na smartfonach z Androidem czy IOSem. A gdybyś nie chciał instalować aplikacji, to możesz skorzystać z wersji internetowej. Darmowa wersja aplikacji pozwala w ciągu miesiąca zapisać 60 MB danych. Niestety nie pozwala na rozpoznawanie tekstu ze skanów oraz dokumentów PDF. A ponieważ mi na tym bardzo zależało, wykupiłem wersję płatną, która kosztuje tylko 11 zł miesięcznie.

Jak poradzić sobie z nadmiarem obowiązków

Kolejna aplikacja to Microsoft To Do. To naprawdę niewielkie narzędzie do szybkiego dodawania notatek. Rożni się od Evernote tym, że jest niesamowicie prosta i lekka, i mam ją zawsze pod ręką, zainstalowaną na swoim smartfonie. I w każdym momencie, gdy w mojej głowie pojawi się jakiś pomysł , jakaś myśl, jakaś koncepcja, zapisuję ją szybko w aplikacji Microsoft To Do. Traktuję te aplikację jako mój inbox.

Jeżeli znasz metodę zarządzania zadaniami Davida Allena „Getting things done”, to wiesz, że do inboxu trafiają wszystkie pomysły, idee, koncepcje, które chodzą nam po głowie. Następnie spisuję te pomysły przez cały dzień i na koniec dnia opróżniam inbox, czyli aplikację Microsoft To Do. Decyduję, co należy zrobić z każdym pomysłem, który tam trafił. Los ich jest bardzo różny. Niektóre trafiają do Asany, niektóre trafiają do Evernote, a niektóre po prostu kasuję, bo okazały się niezbyt dobre.

W każdym razie dbam o to, aby na koniec dnia mój inbox, czyli aplikacja Microsoft To Do, była pusta.

Microsoft To Do to aplikacja całkowicie darmowa. I możesz zainstalować ją oczywiście na komputerach z Windowsem, na Macach, na smartfonach z Androidem, IOSem czy Windowsem. I bardzo fajne jest to, że jeżeli masz zainstalowaną aplikację na kilku urządzeniach, to ona również synchronizuje się, to znaczy cały inbox przechodzi z jednego urządzenia na drugie.

Automatyczna transkrypcja

I dziewiąte, czyli przedostatnie narzędzie, którym chciałbym się z Tobą podzielić, to HappyScribe czyli aplikacja internetowa do transkrypcji, czyli do zamiany tekstu mówionego na tekst pisany. HappyScribe może na przykład zamienić ten odcinek podcastu na wpis na bloga lub może stworzyć napisy do Twojego filmu.

Aplikacja działa bardzo intuicyjnie. Wystarczy, że wgrasz na serwer plik z dźwiękiem, wybierzesz język transkrypcji a aplikacja sama rozpozna słowa i zamieni je na formę pisaną.

HappyScribe rozpoznaje polską mowę z dokładnością do 85%. Tak przynajmniej pisze na stronie producent. Jednak z doświadczenia wiem, że ta dokładność jest zdecydowanie większa. Czasami nawet do dziewięćdziesięciu kilku procent.

Oczywiście wszystko zależy od jakości dźwięku i od tego, jak wyraźny jest głos na nagraniu. Na szczęście wszystkie pomyłki jakie HappyScribe popełni, możemy później samemu poprawić. A gdyby okazało się, że to Ci nie starcza, to możesz po prostu zlecić przepisanie i korekcję tekstu człowiekowi, bo HappyScribe również ma taką opcję. Możesz wybrać albo transkrypcję automatyczną, czyli maszynową, albo możesz wybrać transkrypcję, która wykona po prostu człowiek.

Aplikacja oczywiście nie jest darmowa. Mamy co prawda wersję triala, ale ona pozwala, o ile się nie mylę, tylko na transkrypcję 10-cio minutowego nagrania. Po wykorzystaniu tego limitu, płacimy 2 euro na każde 10 minut rozpoznanej mowy. I biorąc pod uwagę te prawie 90 procentową skuteczność uważam, że cena jest naprawdę niska. Natomiast gdybyśmy chcieli zlecić transkrypcję człowiekowi, to musimy zapłacić nieco więcej, bo za 10 minut takiej transkrypcji zapłacimy 10 euro.

Analiza ruchu na stronie www

I przed nami ostatnie narzędzie, które bardzo możliwe, że już znasz. To Google Analytics, czyli narzędzie do szeroko pojętej analizy strony internetowej, do analizowania statystyk. Osobiście sam uważam, że żadna strona internetowa nie jest kompletna bez tego narzędzia. W końcu musimy wiedzieć, co robią internauci na naszej stronie internetowej, które zakładki ich najbardziej interesują, ile czasu spędzają na stronie, skąd trafiają na naszą stronę, z jakiej części świata czy Polski przychodzą, ile mają lat, czy to głównie kobiety czy mężczyźni.

Te informacje są na wagę złota. Aplikacja Google Analytics jest aplikacją darmową. Instalacja sprowadza się do zainstalowania wtyczki, jeżeli korzystasz z Word Pressa czy innego CMSa lub do dopisania na stronie kilku linijek kodu.

That’s all

Ok i to już wszystkie 10 narzędzi, którymi chciałem się z Tobą podzielić. Mam nadzieję, że wśród tych narzędzi znalazłeś chociażby jedno, którego wcześniej nie znałeś i które przyda Ci się w Twojej pracy, które pozwoli Ci pracować wydajniej, wygodniej, szybciej. W tym odcinku wyjątkowo nie mam dla Ciebie trzech rzeczy, które warto zapamiętać, bo wszystko, co powinieneś wiedzieć znajdziesz w opisie tego odcinka podcastu, czyli linki do wszystkich aplikacji.

I tradycyjnie mam do Ciebie dwie prośby. Jeżeli znasz kogoś, komu wiedza z podcastu Marketing z Głową również może się przydać – udostępnij podcast dalej. Druga prośba dotyczy recenzji. Zarówno w Apple Podcasats jak i w Spotify możesz wystawić recenzję pod podcastem Marketing z Głową. Będę Ci bardzo wdzięczny, jeżeli poświęcisz chwilę i wystawisz ocenę. A tymczasem życzę Ci udanego dnia, udanego tygodnia, wszystkiego dobrego. Słyszymy się za tydzień w kolejnym odcinku podcastu Marketing z Głową.

Do usłyszenia.

Bądźmy w kontakcie

FB: https://l.lukaszhodorowicz.pl/facebook
IG: https://l.lukaszhodorowicz.pl/instagram
YT: https://l.lukaszhodorowicz.pl/youtube
LI: https://l.lukaszhodorowicz.pl/linkedin