fbpx
pozostały min
Trzymam Cię za rękę. Jesteśmy tu: Strona główna Blog Artykuł
kategoria: Marketing Podcast
Czas czytania: 8 min
Poziom trudności:

31 Jak delegować zadania, aby oszczędzić czas i nerwy.


Podobało Ci się? Chcesz wiedzieć kiedy pojawi się nowy odcinek? Subskrybuj!

Jeśli uważasz, że delegowanie zadań jest łatwe to mam dla Ciebie złą wiadomość. Nie jest. Przede wszystkim wiele osób nie potrafi zdecydować się na ten krok. Poza tym często nie wiedzą jak wybrać właściwą osobę oraz jakich informacji i wsparcia jej udzielić. Efekt jest zawsze taki samo. Ostatecznie te osoby i tak same zostają z zadaniem.
Dziś powiem Ci jak delegować zadania, aby zaoszczędzić czas, nerwy i ułatwić sobie życie. Zdradzę Ci mój schemat przekazywania zadań, który nigdy mnie nie zawiódł.

Pozostałe

Schemat delegowania zadań

Bądźmy w kontakcie

FB: https://l.lukaszhodorowicz.pl/facebook
IG: https://l.lukaszhodorowicz.pl/instagram
YT: https://l.lukaszhodorowicz.pl/youtube
LI: https://l.lukaszhodorowicz.pl/linkedin

Jak delegować zadania, aby oszczędzić czas i nerwy.

Jeżeli prowadzisz firmę kilkuosobową i zarządzasz kilkuosobowym zespołem, to na pewno nie raz stajesz przed obliczem konieczności delegowania zadań. W tym odcinku podcastu porozmawiamy o tym, jak wybierać odpowiednie osoby do wykonywania tych zadań, i o tym, jak w ogóle delegować zadania. Zdradzę Ci mój sposób, mój system, mój framework, którym posługuję się za każdym razem, kiedy muszę komuś przekazać zadanie. Zaczynajmy.

 

Witam Cię w 31. odcinku podcastu Marketing z głową. W tym podcaście niezmiennie zaglądamy do głów Twoich klientów i szukamy odpowiedzi na megaważne pytanie: „Jak klienci podejmują decyzję o zakupie?”. Po co to robimy? No oczywiście po to, abyś mogła robić jeszcze lepszy marketing i abyś sprzedawała więcej swoich produktów i usług. Ten podcast nagrywam dla wszystkich marketerów, handlowców i dla przedsiębiorców, czyli dla osób takich jak Ty, które chcą sprzedawać więcej i chcą to robić lepiej.

 

Nazywam się Łukasz Hodorowicz i na co dzień pomagam firmom przeciętnym stać się firmami wyjątkowymi. Jak to robię? Tworząc skuteczny marketing. Wiedzę, którą dzielę się z Tobą, czerpię z badań na temat ekonomii behawioralnej, neuropsychologii oraz dziesięcioletniego doświadczenia w pracy z firmami takimi jak Twoja.

 

Zanim zdradzę Ci, jak wybrać tę najbardziej kompetentną osobę i w jaki sposób przekazywać zadania, opowiem Ci, dlaczego w ogóle tak ważne jest, abyś delegowała zadania. Po pierwsze, musisz sobie zdać sprawę z tego, że są osoby, które zrobią pewne rzeczy lepiej niż Ty. A przynajmniej mam nadzieję, że tak jest, bo jeżeli otaczasz się dobrymi pracownikami, dobrymi fachowcami i specjalistami w swoich dziedzinach, to te osoby najprawdopodobniej lepiej niż Ty wykonają pewne zadania.

 

Po drugie – czas. Czas jest zbyt cenny. Twój czas jest zbyt cenny, abyś poświęcała go na drobne prace, na drobne rzeczy, które możesz przekazać innym osobom. W poprzednim odcinku podcastu rozmawialiśmy o zasadzie Pareto. Mówiliśmy o tym, że 20% rzeczy, które robisz, przynoszą 80% Twoich efektów, dlatego powinnaś delegować drobne zadania, które nie przekładają się na te najlepsze efekty i na sukces, a Ty sama powinnaś skupić się na 20% tych najważniejszych zadań. Dlatego deleguj.

 

Po trzecie, każdy z nas ma określoną ilość czasu, dlatego nie jesteś w stanie wszystkiego zrobić sama. Nie jesteś w stanie w ciągu 8–10 godzin (nie wiem, ile pracujesz) zrobić wszystkiego, dlatego deleguj zadania.

 

Skoro już – mam nadzieję – przekonałem Cię do tego, aby oddawać te niektóre rzeczy swoim współpracownikom, innym osobom, wykonawcom, to chciałbym Ci opowiedzieć, dlaczego warto robić to według pewnego schematu. Dlaczego akurat schemat? Przede wszystkim dlatego, że delegowanie zadań tylko z pozoru jest łatwe. Tak naprawdę nie możesz bezrefleksyjnie zlecać zadania pierwszej lepszej, pierwszej wolnej osobie z Twojego zespołu. Musisz wybrać kogoś, kto jest najbardziej kompetentny, ma największe kwalifikacje do tego, żeby to konkretne zadanie wykonać i jemu podołać. Dlatego warto mieć schemat, którym będziesz się kierowała, wybierając taką osobę. Dlatego warto mieć pod ręką pewnego rodzaju ściągawkę, kryteria, które pomogą wybrać Ci konkretną osobę. Taką, która najlepiej da sobie radę z zadaniem, które chcesz przekazać.

 

Po drugie, kiedy masz pod ręką gotowy schemat, zdejmujesz z siebie konieczność podejmowania decyzji. Zdejmujesz z siebie konieczność zastanawiania się za każdym razem, jaką osobę wybrać, czym się kierować, co powiedzieć tej osobie. Masz to wszystko pod ręką i po prostu odznaczasz sobie wszystkie rzeczy, które musisz krok po kroku zrobić. A więc schemat pozwala Ci łatwiej i bez wysiłku podejmować decyzję o tym, kogo delegować do zadania i jakie informacje tej osobie przekazać.

 

No i po trzecie, taki schemat, taka checklista daje Ci pewnego rodzaju standard, bo za każdym razem masz pewność, że wybierasz najlepszą osobę; że zrobiłaś wszystko najlepiej, jak tylko możesz, aby ta osoba wywiązała się ze swojego zadania. Jesteś pewna, że o niczym nie zapomniałaś. Jesteś pewna, że o wszystkich kwestiach z tą osobą porozmawiałaś i tak dalej, i tak dalej… A więc po pierwsze, delegujemy zadania, a po drugie, robimy to według schematu.

 

A jak wygląda ten schemat, z którego ja korzystam? Pierwszą rzeczą, którą robię, jest zadanie sobie pytania, czy ten projekt, to konkretne zadanie, które deleguję, musi być zrobione szybko czy mamy trochę luzu i więcej czasu. A więc czy musimy zrobić to szybko, czy możemy zrobić to powoli. Jeżeli okazuje się, że tak, że musimy to zadanie zrobić szybko, że nie stać nas na opóźnienia i na eksperymenty, wybieram osobę z największym doświadczeniem. Wybieram osobę, która już wcześniej to zadanie wykonywała.

 

Załóżmy, że musimy przygotować kampanię sprzedażową dla dużego sklepu, który sprzedaje odzież sportową. Jeżeli musimy zrobić to szybko, jeżeli zbliża się na przykład sezon piłkarski albo goni nas jakiś inny termin, w pierwszej kolejności zastanawiam się, czy jest w moim zespole osoba, która już wcześniej taką kampanię dla klienta z podobnej branży prowadziła. Jeżeli tak, to tej osobie deleguję zadanie.

 

Ale jeżeli okazuje się, że mamy sporo czasu, że nie musimy się jakoś specjalnie spieszyć z tą konkretną kampanią, to zastanawiam się, czy w moim zespole jest osoba, która mogłaby przygotować taką kampanię trochę wolniej, ale przy okazji mogłaby się czegoś nauczyć. Szukam osoby, która pozwoli mi upiec dwie pieczenie na jednym ogniu. Z jednej strony pozwoli mi zrealizować to zadanie, czyli kampanię dla klienta, a z drugiej strony będę mógł tę osobę czegoś nauczyć. To jest pierwszy krok, który wykonuję. To jest pierwsze pytanie, które sobie zadaję: Czy to zadanie musi być wykonane szybko, czy mamy trochę czasu? Jeżeli szybko, to wybieram osobę, która ma doświadczenie w tym konkretnym temacie. Jeżeli mamy sporo czasu, to szukam osoby, która może się przy okazji czegoś nauczyć.

 

Kiedy już wybrałem właściwą osobę do wykonania tego zadania, przechodzę do kroku drugiego, który polega na określeniu zadania. Rozmawiam z osobą, której deleguję zadanie, i nakreślam jej kontekst: kim jest klient, czym się zajmuje, co jest dla niego ważne, w jaki sposób się z nim rozliczamy, bo może się okazać na przykład, że dla tego konkretnego klienta oczywiście liczy się efekt końcowy, ale równie ważny jest dla niego feedback. Równie ważne jest to, aby klient miał kontrolę na każdym etapie wykonywania zadania. A więc te wszystkie informacje przekazuję osobie, której deleguję zadanie, i na koniec opowiadam o tym, jak wyobrażam sobie, że będzie wyglądał koniec tego zadania, czyli efekt końcowy.

 

Następnie – i to jest bardzo ważny etap – określam bardzo konkretnie, czego oczekuję od osoby wykonującej to zadanie: jaki jest termin ukończenia zadania, jak wygląda ukończone zadanie. Przy czym, na tym etapie, jestem bardzo, bardzo konkretny. Jeżeli mówię o terminie, to staram się go określić co do godziny. Jeżeli mówię o tym, w jaki sposób wyobrażam sobie koniec zadania, to również operuję konkretnymi liczbami i konkretami. W taki sposób, aby nie było cienia wątpliwości co do tego, jak ma wyglądać koniec tego zadania, kiedy jest termin ukończenia zadania i tak dalej, i tak dalej.

 

Jeżeli uważnie śledzisz podcast Marketing z głową, to wiesz już, że gdy ludzie nie wiedzą, co mają zrobić, kiedy mają mnóstwo możliwości, pojawia się paraliż decyzyjny i zaciągają ręczny hamulec. Stają w miejscu. Dlatego na tym etapie staram się, aby nie było żadnych niedomówień, aby wszystko było jasne, aby nie pojawił się paraliż decyzyjny. Następnie pytam tę osobę, czy jest coś, czego potrzebuje ode mnie, aby mogła ukończyć to zadanie. Znowu zwróć uwagę, że staram się odsunąć na bok wszystkie czynniki, które mogą tej konkretnej osobie przeszkodzić w wykonaniu tego zadania. A więc pytam: „Czy jest coś, czego potrzebujesz ode mnie na tym etapie, aby dobrze wykonać to zadanie?”. Jeżeli okazuje się, że nie, no to świetnie, możemy przejść dalej. Jeżeli jest coś, w czym mogę pomóc, to oczywiście udzielam tej pomocy. Daję tej osobie to, czego potrzebuje, a na koniec pytam, czy wszystko jest dla niej / dla niego jasne. „Czy to, co powiedziałem, w jaki sposób wyobrażam sobie koniec zadania, kiedy chcę, aby to zadanie zostało ukończone, jest dla Ciebie jasne?”.

 

Kiedy osoba, której deleguję zadanie, wie już, na czym ono polega, czego od niej oczekuję i w jakim terminie, przechodzę do kolejnego kroku, w którym zadaję sobie pytanie, czy ten projekt jest projektem solo, czy bierze w nim udział więcej niż jedna osoba. Jeżeli to jest projekt solo, to w takim razie wszystko, co mogłem zrobić na tym etapie, już zrobiłem. Ale jeżeli okazuje się, że do tego zadania będzie potrzebna więcej niż jedna osoba, to przedstawiam pracownikowi, któremu deleguję zadanie, wszystkie osoby, które mogą wziąć udział w tym projekcie. Opowiadam o tym, jaka będzie rola tych osób, jakie wsparcie mogą dostarczyć, jakiej pomocy udzielą i tak dalej.

 

Kolejny krok również jest bardzo ważny. W zasadzie w tym schemacie nie ma kroków, które nie miałyby znaczenia. Na tym etapie delegowania zadań, opowiadasz o korzyściach, które pracownik ma z tego, że bierze udział w tym zadaniu. I teraz bardzo ważna rzecz – musisz opowiedzieć o tych korzyściach z perspektywy pracownika. Musisz opowiedzieć na przykład, czego się nauczy, jak podniesie swoje kwalifikacje, w jaki sposób to zadanie wzbogaci jego kompetencje. Następnie opowiadasz, dlaczego wybrałaś właśnie tę osobę. Opowiadasz o tym, że doceniasz jej umiejętności. Opowiadasz o tym, że doceniasz staż i charakter jej pracy, to, w jaki sposób pracuje. Innymi słowy, opowiadasz, dlaczego Twoim zdaniem ta osoba jest najlepsza do tego zadania. Ten krok ma oczywiście za zadanie zmotywować pracownika, opowiedzieć mu o tym, dlaczego warto zaangażować się w to zadanie.

 

A kiedy już to zrobisz, kiedy już opowiesz o wszystkich korzyściach i o tym, dlaczego wybrałaś tę osobę, możesz przejść do ostatniego kroku. Polega on na tym, że określasz pierwszy krok, który ta osoba musi zrobić w związku z tym zadaniem. I znowu w tym wypadku jesteś mega-, megaprecyzyjna. Bardzo konkretna. Określasz konkretnie swoje oczekiwania. Mówisz: „Zaczynamy w środę i pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest skontaktowanie się z klientem”. I znowu – bądź bardzo konkretna w swoich oczekiwaniach. Jeżeli okaże się, że to jest duże zadanie, to jest duży projekt, to powiedz o tym, że chcesz, aby zadanie zostało skończone na przykład w piątek. Natomiast zależy Ci na tym, abyście spotkali się jeszcze w środę i przedyskutowali to, jak idzie wykonywanie tego zadania. A więc bądź bardzo, bardzo konkretna.

 

Na tym etapie warto również zapytać osobę, której delegujesz zadania, czy jest coś, co przeszkadza jej w dotrzymaniu tego konkretnego, wyznaczonego terminu. Bo może się okazać, że ta osoba pracuje już nad jakimś zadaniem, które zadałaś jej wcześniej lub które delegował jej ktoś inny. A więc musisz zapytać, czy jest coś, co może stanąć na przeszkodzie w dotrzymaniu tego terminu. I jeszcze jedna bardzo ważna rzecz. Jeżeli to duże zadanie, które zajmie kilka tygodni, to warto wyznaczyć terminy pośrednie. Terminy, w których będziesz spotykała się z tą konkretną osobą i nadzorowała przebieg tego zadania. I absolutnie nie chodzi tu o to, abyś kontrolowała tę osobę, abyś ciągle stała za jej plecami. Chodzi o to, abyś co jakiś czas przy tych większych projektach udzieliła jej wsparcia. Takim wsparciem będzie właśnie okresowe spotkanie. Zapytaj, czy jest coś, czego ta osoba na tym etapie potrzebuje. Czy jest coś, co jej przeszkadza wypełnić to zadanie i tak dalej. Te spotkania okresowe nie są po to, abyś Ty czuła się pewniej, abyś Ty spała spokojniej. One są po to, abyś udzieliła wsparcia tej osobie, której zadanie przekazałaś.

 

Tak wygląda schemat, którym kieruję się, delegując zadania. Oczywiście modyfikuj go dowolnie. Każda firma jest inna, każda organizacja działa inaczej. Natomiast to jest dobry punkt wyjścia do tego, aby delegować zadania do najlepszych osób. Delegować zadania w taki sposób, żeby te osoby mogły jak najlepiej je wypełnić i jak najlepiej wywiązać się ze swoich obowiązków.

 

I – jak zwykle na koniec – trzy najważniejsze rzeczy, które chcę, abyś zapamiętała z tego odcinka podcastu. Po pierwsze, pamiętaj o tym, aby delegować zadania. Nie bierz na siebie wszystkiego. Nie musisz być we wszystkim najlepsza. Powinnaś być dobra w delegowaniu zadań. Żeby dobrze delegować zadania, pamiętaj o tym, aby korzystać ze schematu. I to jest druga rzecz, którą chcę, abyś zapamiętała. Korzystaj ze schematu. Schemat zdejmuje z Ciebie obowiązek podejmowania decyzji, daje pewien standard podczas delegowania zadań. No i trzecia bardzo, bardzo ważna rzecz. Delegując zadania, bądź bardzo konkretna. Twoja rola podczas delegowania zadania jest taka, aby jasno określić to, jakie są Twoje oczekiwania. Powinnaś jasno określić cały kontekst i jasno i konkretnie przekazać pracownikowi wszystkie informacje, których potrzebuje. W opisie tego odcinka znajdziesz link do schematu, którym ja się kieruję, delegując zadania. Gdybyś chciała go pobrać i zmodyfikować, on tam jest. Pobierz go za darmo.

 

Na dziś to wszystko. Dziękuję Ci za Twój czas, dziękuję Ci za Twoją uwagę, dziękuję Ci za to, że słuchasz. Jeżeli w tym odcinku dowiedziałaś się czegoś nowego, mam prośbę. Wystaw recenzję, skomentuj ten odcinek. A jeżeli znasz kogoś komu ta wiedza z dzisiejszego odcinka podcastu Marketing z głową również może się przydać, udostępnij podcast dalej. Dzielmy się wiedzą. Ta osoba będzie Ci wdzięczna, a i mi zrobi się bardzo miło, ponieważ pomożesz mi dotrzeć do przedsiębiorców, do handlowców, do marketerów, czyli do osób takich jak Ty, które szukają sprawdzonej wiedzy z zakresu marketingu. A my jak zwykle słyszymy się za kilka dni w kolejnym odcinku podcastu Marketing z głową. A tymczasem życzę Ci udanego dnia, udanego tygodnia. Wszystkiego dobrego. Do usłyszenia! Cześć!

Podobało Ci się? Mam więcej.
Sprawdź też inne artykuły..
Łukasz Hodorowicz - Blog o Marketingu dla firm, które chcą osiągnąć sukces

Pomagam firmom osiągnąć sukces, tworząc skuteczny marketing. Jestem tu bo wierzę, że każda firma może stać się wielka. Musi tylko nauczyć się, jak robić marketing, który działa.  Uważam, że świat był smutny zanim pojawił się serial PRZYJACIELE.

Potrzebujesz marketingowego wsparcia?

Porozmawiajmy. Bez zobowiązań.
Powiem Ci co mogę zrobić dla Ciebie i Twojej firmy.