Kilka słów o produktywności. Jak pracować pracować krócej, ale wydajniej.
Podaj dalej
Pewien drwal zatrudnił się przy wycince drzew. Każdego dnia musiał ich wyciąć co najmniej 20. Pełen entuzjazmu, zjawił się w pracy. Pierwszego dnia wyrąbał 21 wysokich sosen, za co szef poklepał go po plecach.
Na drugi dzień drwal zjawił się w lesie z jeszcze większym zapałem. Jednak ściął tylko 19 drzew. Następnego dnia, choć starał się jeszcze bardziej, wyrąbał jedynie 15 drzew. Każdego kolejnego dnia drwal ścinał coraz mniej drzew. Wreszcie ze spuszczoną głową poszedł do szefa i przeprosił za słabe wyniki.
Szef milczał. Po chwili zapytał drwala:
– Kiedy po raz ostatni ostrzyłeś swoją siekierę?
– Ostrzyłem? – odpowiedział pytaniem drwal – Nie mam czasu ostrzyć siekiery, jestem zajęty pracą.
Analogia tej historii jest oczywista. Wszyscy jesteśmy drwalami. Wszyscy wycinamy jakiś las, ale niewielu z nas pamięta o ostrzeniu siekiery. I chociaż każdy zna powiedzenie „Pracuj mądrze”, to tylko nieliczni wcielają je w życie.
Równie dobrze znamy efekty pracy tępą siekierą. Cały dzień działamy, ale robimy niewiele. Wymagające zadania odkładamy na później, jednak one nie znikają. Czekają. Rosną. Stają się jeszcze trudniejsze. Tymczasem my wpadamy w wir drobnych zadań. Racjonalizujemy.
Tłumaczymy sobie, że pracujemy, że jesteśmy produktywni. Wierzymy, że nie wpadliśmy w sidła prokrastynacji. Wierzymy w to, ponieważ trudno ją rozpoznać. Prokrastynacja przyjmuje wiele twarzy: wymówki, odwlekanie, zrzucanie odpowiedzialności.
Prokrastynacja to problem. I to poważny problem. Wpływa nie tylko na organizację, lecz także na Ciebie. Ilekroć spoglądasz na listę trudnych zadań, która rośnie jak sterta naczyń po przyjęciu, czujesz się przygnębiony i rozczarowany.
Czas to zmienić. Czas pokonać prokrastynację. Musisz jednak naostrzyć siekierę. Dziś pokażę Ci, jak się do tego zabrać. Ale zanim rozprawisz się z prokrastynacją, powinieneś ją lepiej poznać.
Za produktywność odpowiada mózg i dopamina
Wyobraź sobie, że proszę Cię o pomoc w napisaniu tego artykułu. Zajmie Ci to 30 minut. Za Twoją pomoc zapłacę. Ty decydujesz, ile zarobisz i kiedy otrzymasz wynagrodzenie. W pierwszym wariancie natychmiast po skończeniu pracy płacę Ci 50 zł. Zarobione pieniądze możesz od razu wydać. Na przykład na Big Maca z frytkami i słodkiego shake’a lub na ten świecznik, który tak Ci się podoba.
Drugi wariant jest taki, że płacę Ci 100 zł, ale pieniądze dostaniesz dopiero za rok. Którą opcję wybierasz? Większość ludzi zdecyduje się na natychmiastową zapłatę. Nawet jeśli odroczone wynagrodzenie jest dwa razy wyższe.
Chociaż logika podpowiada, że 100 zł jest lepsze od 50 zł, nasz umysł zdaje się to ignorować. Zamiast na kwocie fiksuje się na terminie wypłaty. A dziś jest lepsze niż jakiś dzień za rok. Dziś to konkret, a jakiś odległy dzień to abstrakcja.
Dlaczego tak się dzieje? Gdy zdobywasz nagrodę, Twój mózg zalewa dopamina. Dopamina to hormon przyjemności. Sprawia, że czujemy się dobrze. Przy czym nagroda to niekoniecznie pluszowy króliczek wygrany podczas festynu. Dopaminowy haj odczuwasz, gdy jesz ulubione danie czy oddajesz raport w terminie.
Problem jest taki, że mózg nie rozumie terminu „dawka dopaminy jutro”. Tak ulepiła nas ewolucja. Sto tysięcy lat temu „jutro” mogłeś stać się obiadem dla drapieżnika. Dla mózgu liczy się zastrzyk dopaminy dziś.
Dlatego wolimy odznaczać drobne zadania, za które natychmiast dostajemy dopaminowego cukierka. Sprawdzenie maila – dawka dopaminy. Sprzątnięcie pulpitu – dawka dopaminy. Posegregowanie notatek – dawka dopaminy. A zadania trudne, za które nagroda pojawi się za kilka dni, wolimy odkładać na później.
Jak pracować produktywniej? Musisz oszukać mózg.
Prokrastynację można pokonać. Jednak, aby wygrać, trzeba… oszukiwać. Musisz wmówić swojemu mózgowi, że nagroda pojawi się wcześniej, niż mu się wydaje. Innymi słowy – trzeba kusić mózg dawką dopaminy. Dzięki temu chętniej zabierze się on do trudnego zadania.
Jak to zrobić? Po pierwsze, podziel duże zadania na kilka mniejszych. Trudny raport, który zajmie Ci 10 dni, wyda się mniej przytłaczający, jeśli zaplanujesz pracę w kilku etapach. Pierwszy krok – założyć plik w Excelu. Drugi krok – zaimportować dane. Trzeci krok – stworzyć wykresy.
Twój mózg dostaje dawkę dopaminy za każdym razem, kiedy kończysz drobne zadanie. Ty zaś czujesz się dobrze, bo jesteś bliżej końca niż kilka minut wcześniej. Jeśli chcesz dodatkowo wzmocnić ten efekt, daj sobie drobną nagrodę po każdym kroku. Lubisz słodycze? Zjedz wafelka. Lubisz słuchać muzyki? Włącz ulubioną playlistę. Mózg dostanie większy zastrzyk dopaminy i dzięki temu łatwiej zrobisz kolejny krok.
Po drugie, myśl o finiszu. Co poczujesz, gdy skończysz raport? Uznanie? Dumę? Większą pewność siebie? Najlepiej jak potrafisz wyobraź sobie te uczucia. To przekona mózg, że nagroda nie jest tak abstrakcyjna, jak się wydaje. Dzięki temu pozornie skrócisz dystans, który dzieli Cię od nagrody i chętniej zabierzesz się do pracy.
Jak odnieść sukces w produktywnej pracy
Co jednak, jeśli zadanie zajmie Ci więcej niż kilka dni? Na przykład piszesz książkę i wiesz, że nagroda pojawi się dopiero za rok lub za dwa lata? W takiej sytuacji porcjowanie zadania i wizualizacja sukcesu mogą nie wystarczyć. O czym masz wtedy myśleć?
O porażce. Tak, dobrze przeczytałeś. Za sprawą niechęci do straty przywiązujemy większą wagę do strat niż do zysków. Mówiąc inaczej, bardziej smucimy się, gdy zgubimy 50 zł, niż cieszymy, gdy znajdziemy 50 zł. Ten mechanizm nazywamy niechęcią do straty.
Psychologowie obliczyli, że niechęć do straty jest dwa i pół razy większa niż pragnienie zysku. Zjawisko to dotyczy nie tylko finansów. Niechęć do straty działa również na emocje. Emocje negatywne przeżywamy silniej niż pozytywne. Dlatego jeśli odległa nagroda nie przekonuje Twojego mózgu, to z pewnością przekona go wizja porażki.
Uświadom sobie konsekwencje, które spadną na Ciebie, jeśli nie ruszysz z miejsca. Ta świadomość zmotywuje Cię do działania. Zapisz na kartce, jak porażka wpłynie na Twoje życie zawodowe i prywatne. Jak odbije się na Twojej kieszeni? Co pomyślą koledzy z pracy? Co powiedzą najbliżsi?
Jeśli konkretna nagroda nie działa, to dołóż prokrastynacji konkretnymi konsekwencjami. A skoro jesteśmy przy radykalnych strategiach, muszę wspomnieć o pętli.
Produktywność: Efekt Zeigarnik
Wyobraź sobie, że jest 1:30 w nocy. Właśnie skończyłeś oglądać ostatni odcinek sezonu swojego ulubionego serialu. Sezon zakończył się klasycznie: w samym środku akcji. Chociaż przekrwione oczy zamykają się ze zmęczenia, oddasz wszystko za chociażby 10 minut kolejnego odcinka, prawda?
Technika, którą do perfekcji opanowali twórcy seriali, nazywa się otwartą pętlą. Jest nią niedopowiedzenie. Mózg ich nie znosi. Zrobi wszystko, aby pętle zamknąć. To zjawisko określamy efektem Zeigarnik, od nazwiska psycholożki radzieckiego pochodzenia, Blumy Zeigarnik.
Bluma zauważyła, że kelnerzy zapamiętują długie zamówienia, dopóki nie zamkną pętli – czyli dopóki klienci nie zapłacą za posiłki.
Kolejne badania dowiodły, że nieukończone zadania również tworzą otwarte pętle. Jak natrętna piosenka, której tytułu nie możemy sobie przypomnieć, ciągle wracają. Dlatego zrób wszystko, aby po prostu zacząć pracę.
Pięć minut działania jest lepsze niż bezczynność. Powiedz sobie, że po 5 minutach przerwiesz. Otwarta pętla i efekt Zeigarnik zrobią swoje. Nie pozwolą Ci zostawić rozpoczętej pracy. Wrócisz do zadania szybciej, niż Ci się wydaje.
Produktywność: Technika pomodoro
Zrób więcej. Zamień strategię otwartych pętli w system. Umów się z samym sobą, że pracujesz w interwałach: 20 minut pracy, 5 minut przerwy. Następnie 40 minut pracy i 10 minut przerwy. W kolejnej turze pracuj przez godzinę i odpoczywaj przez 20 minut. I tak w kółko. Ta technika nazywa się pomodoro. Nazwa pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Tykający pomidor odmierzał maksymalnie 20 minut, które zazwyczaj wystarczały, aby ugotować jaja na twardo.
W pomodoro chodzi o to, aby pracować w skupieniu przez wyznaczony czas. Następnie zatrzymujesz się i robisz przerwę, by po chwili wrócić do miejsca, w którym skończyłeś. Po pierwsze, łatwiej zmusić się do pracy przez 20 minut niż przez 4 godziny, a po drugie, otwarta pętla pomoże Ci podjąć działanie.
Produktywność: Kontekst
Stwierdzenie, że za odkładanie pracy na później odpowiedzialni jesteśmy my sami, byłoby hipokryzją. Na naszą pracę w dużej mierze wpływa kontekst. Kontekst, czyli środowisko. Otoczenie, koledzy z pracy, biurko. Wniosek jest taki, że środowisko kształtuje nasze postępowanie.
W latach 60. XX w. wielu amerykańskich żołnierzy przebywających w Wietnamie uzależniło się od heroiny. Problem był tak duży, że rząd powołał specjalną jednostkę do walki z nałogiem. Jedno z zadań organizacji polegało na obserwacji żołnierzy po ich powrocie do kraju. Okazało się, że 90% z nich rzuciło narkotyk i nigdy nie wróciło do nałogu. Naukowcy postawili tezę, że uzależnienie było skorelowane ze środowiskiem. Gdy ucichły strzały z karabinów, a nad głowami przestały latać helikoptery, nałóg zniknął.
Z kolei w latach 70. ubiegłego stulecia Bruce K. Alexander potwierdził to założenie. Naukowiec przeprowadzał badania nad dwiema grupami szczurów. Zachowywały się one inaczej w zależności od środowiska, w którym żyły.
Pomyśl, kiedy chętniej zabierzesz się do pracy nad trudnym projektem? Gdy w Twoim biurze panuje atmosfera przyjęcia koktajlowego, ciągle ktoś Cię zaczepia, zagaduje, wręcz błaga, abyś nie zaczynał? Czy jeśli masz spokój i nic Cię nie rozprasza?
Przyjazne środowisko to Twój sprzymierzeniec w walce z prokrastynacją. Zadbaj o nie, a ono zadba o Twoją produktywność. Przede wszystkim, zanim usiądziesz do pracy, upewnij się, że masz wszystko, czego potrzebujesz. Jeśli pracę nad raportem zamierzasz rozpocząć rano, dzień wcześniej przygotuj dane, rozpisz plan działania, posprzątaj biurko. W ten sposób uwolnisz głowę od ciężaru podejmowania decyzji i skupisz się jedynie na pracy.
Smartfon to również element Twojego środowiska. Uparcie walczy o Twoją uwagę. A każde odczytane powiadomienie uwalnia małą dawkę dopaminy do mózgu. Dlatego telefon na biurku kusi. Rozprasza. Przeszkadza. Wycisz go na czas pracy. A najlepiej pozbądź się go całkowicie. Schowaj do szuflady, zostaw w samochodzie albo w plecaku. Choć brzmi drastycznie, działa. Mówi Ci to prokrastynator na odwyku. Od roku nie odwlekam zadań. Czy było łatwo? Nie zawsze. Ale się udało. Pomogły mi strategie, które właśnie poznałeś. Tobie też pomogą.
Do dzieła!
Jeszcze jedno. Czy wiesz, że…
WIZUALIZACJA DZIAŁA
Psycholog społeczny Amy Cuddy udowodniła, że mózg ulega autosugestii. Podczas wystąpienia na TED Talks Cuddy zaprezentowała, jak pozycja siły wpływa na pewność siebie. W skrócie: stajesz w lekkim rozkroku. Ręce układasz na biodrach. W tym ustawieniu pozostajesz przez kilka minut. W efekcie do mózgu dociera testosteron i stajesz się bardziej pewny siebie.