Jak delegowa膰 zadania szybko i bezpiecznie [matryca decyzji] - 艁ukasz Hodorowicz
pozosta艂y min
Trzymam Ci臋 za r臋k臋. Jeste艣my tu: Strona g艂贸wna Blog Artyku艂
Czas czytania: 4 min
Poziom trudno艣ci:

Jak delegowa膰 zadania szybko i bezpiecznie [matryca decyzji]

Podaj dalej

Streszczenie: Chcesz oddelegowa膰 cz臋艣膰 pracy, ale nie wiesz, kt贸re zadania mo偶esz bezpiecznie odda膰 w czyje艣 r臋ce? Matryca decyzji pomo偶e Ci zdecydowa膰 i unikn膮膰 b艂臋d贸w.

W 偶yciu ka偶dego przedsi臋biorcy przychodzi moment, w kt贸rym zaczyna mie膰 wi臋cej pracy ni偶 czasu. To z jednej strony pow贸d do rado艣ci 鈥 na og贸艂 oznacza to, 偶e biznes si臋 kr臋ci. Jednak druga strona biznesowego medalu nie b艂yszczy si臋 ju偶 tak bardzo. Brak czasu stresuje i szarga nerwy. Po艂膮czenie rado艣ci i frustracji to sygna艂, 偶e czas oddelegowa膰 cz臋艣膰 pracy. I tu cz臋sto pojawia si臋 problem.

Jak Delegowa膰 zadania – Paradoks czasu

Co kilka miesi臋cy zmieniamy czas z letniego na zimowy i odwrotnie. Robimy to 鈥 mi臋dzy innymi 鈥 aby mie膰 wi臋cej czasu. D艂u偶sze dni oraz kr贸tsze noce podnosz膮 produktywno艣膰 i wydajno艣膰. Ale ten system ma r贸wnie偶 drug膮 stron臋.

Wed艂ug bada艅, pod wp艂ywem zmian czasu gorzej 艣pimy, gorzej pracujemy i sp臋dzamy wi臋cej czasu bezproduktywnie przegl膮daj膮c Internet. Jednym s艂owem, zamiast wi臋cej czasu, mamy go mniej. To paradoks czasu. Chc膮c zaoszcz臋dzi膰 czas, w rzeczywisto艣ci go tracimy. To zjawisko dotyczy r贸wnie偶 innych narz臋dzi produktywno艣ci. Wymy艣lili艣my internet, aby oszcz臋dza膰 czas, ale w rzeczywisto艣ci internet czas nam zabiera.

Podobnie jest ze smartfonami: nosimy je w kieszeni, aby mie膰 wi臋cej czasu, ale paradoksalnie, b臋d膮c bez przerwy na 艂膮czach, mamy go mniej. Podobnie bywa z delegowaniem zada艅. Zamiast delegowa膰 zadania i mie膰 wi臋cej czasu, delegujemy i mamy go mniej. Jak to mo偶liwe?

Delegowanie zada艅 zabiera czas

Delegowanie zada艅 samo w sobie jest trudnym zadaniem. Szczeg贸lnie, je艣li jeste艣 osob膮, kt贸ra s膮dzi, 偶e sama najlepiej wie, czego jej trzeba. Nawet je艣li uda Ci si臋 g艂adko wybra膰 w艂a艣ciw膮 osob臋 do pomocy, to na etapie delegowania zada艅 zaczynaj膮 si臋 wyboje.

Bo jak wybra膰 zadania, kt贸re nale偶y oddelegowa膰? Czy powiniene艣 pozby膰 si臋 tych najbardziej czasoch艂onnych? Czy kierowa膰 si臋 trudno艣ci膮 zada艅? Je艣li pomocnik poradzi sobie z trudnym klientem, to zdob臋dzie Twoje zaufanie. Jednak je艣li zawiedzie, to konsekwencje spadn膮 na Ciebie.

Te pytania i brak pewno艣ci mog膮 przyt艂acza膰. Wtedy okazuje si臋, 偶e zamiast odj膮膰 sobie obowi膮zk贸w, masz ich wi臋cej. Na szcz臋艣cie nie musi to wygl膮da膰 tak dramatycznie. Tego, czego jednak potrzebujesz, to klucz, wed艂ug kt贸rego zdecydujesz, jakie zadania oddelegowa膰. Tym kluczem jest matryca decyzji.

Jak delegowa膰 zadania – matryca decyzji

Matryca to model, kt贸ry pomo偶e Ci zdecydowa膰, kt贸re zadania oddelegowa膰. Model opiera si臋 o konsekwencje wynikaj膮ce z zada艅, czyli o produkt ko艅cowy pracy. A ten przyjmuje r贸偶ne scenariusze.

Nowy opis produktu mo偶e przyci膮gn膮膰 albo odstraszy膰 klient贸w. Mo偶e on r贸wnie偶 wcale nie wp艂yn膮膰 na sprzeda偶. Nowa rolka na Instagramie mo偶e dotrze膰 do milion贸w widz贸w, ale mo偶e r贸wnie偶 znikn膮膰 w bezkresnej studni algorytmu. Konsekwencje mno偶膮 si臋, r贸偶ni膮 od siebie, ale 艂膮cz膮 je dwie cechy: trwa艂o艣膰 i waga.

Trwa艂o艣膰 okre艣la, jak 艂atwo lub trudno zmieni膰 konsekwencje pracy. Waga opisuje, jak bardzo konsekwencje wp艂ywaj膮 na Twoj膮 firm臋. Obie warto艣ci rozk艂adaj膮 si臋 na dw贸ch przecinaj膮cych si臋 po艣rodku osiach: poziomej i pionowej.

Jak delegowa膰 zadania

Pozioma to o艣 trwa艂o艣ci. Dzieli ona konsekwencje na odwracalne i nieodwracalne. Te pierwsze mo偶esz 艂atwo zmieni膰 i wymaza膰. Konsekwencje przemeblowania biurka s膮 odwracalne. W ka偶dej chwili mo偶esz od艂o偶y膰 spinacz na stare miejsce, a laptopa ustawi膰 znowu z prawej strony biurka.

Konsekwencje nieodwracalne s膮 sta艂e albo trudno je zmieni膰. Je艣li zamiast posprz膮ta膰 wymienisz biurko na nowe, to zostaniesz z nim na d艂u偶szy czas. Szczeg贸lnie, je艣li zgubi艂e艣 paragon.

Pionowa o艣 – wagi – oddziela konsekwencje lekkie od ci臋偶kich. Konsekwencje liter贸wki w newsletterze nale偶膮 do pierwszej kategorii. Odbiorcy na og贸艂 wybacz膮 Ci b艂膮d, szczeg贸lnie je艣li wcze艣niej wys艂a艂e艣 dziesi膮tki maili bez potkni臋cia. Natomiast niedzia艂aj膮cy formularz kontaktowy na stronie mo偶e pozbawi膰 Ci臋 zlece艅 i pieni臋dzy. Zatem jego konsekwencje s膮 ci臋偶kie.

Obie osie dziel膮 konsekwencje na 4 kategorie:

  • lekkie odwracalne,
  • lekkie nieodwracalne,
  • ci臋偶kie odwracalne,
  • ci臋偶kie nieodwracalne.

Jak Delegowa膰 zadania – Sztuka delegowania zada艅

Sztuka bezbolesnego delegowania zada艅 sk艂ada si臋 z dw贸ch etap贸w. Pierwszy polega na dopasowaniu zada艅 do odpowiednich kategorii. Drugi to czysta formalno艣膰, polega na oddelegowaniu b膮d藕 zatrzymaniu zadania, wed艂ug klucza:

Zadania o konsekwencjach lekkich i odwracalnych – deleguj bez zastanowienia i nadzoru.
Zadania o konsekwencjach lekkich i nieodwracalnych – deleguj, ale dok艂adnie instruuj.
Zadania o konsekwencjach ci臋偶kich i odwracalnych – deleguj, ale nadzoruj.
Zadania o konsekwencjach ci臋偶kich i nieodwracalnych – deleguj ostro偶nie lub wcale.

Jak delegowa膰 zadania

呕eby lepiej zrozumie膰 ide臋 matrycy decyzji, przyjrzyjmy si臋 jej w praktyce.

Jak Delegowa膰 zadania – Matryca decyzji w praktyce

Konsekwencje publikacji nowego artyku艂u na blogu s膮 lekkie i odwracalne. Jeden – nawet 艣wietnie napisany – tekst, najprawdopodobniej nie zrobi z Ciebie gwiazdy blogosfery. Poza tym, je艣li w tek艣cie znajdzie si臋 b艂膮d, wystarczy kilka klikni臋膰, aby go poprawi膰. Dlatego to zadanie deleguj bez mrugni臋cia okiem.

Wys艂any newsletter niesie ze sob膮 konsekwencje lekkie i nieodwracalne. Jeden wys艂any mail ma niewielki wp艂yw na rozw贸j Twojego biznesu. Natomiast po klikni臋ciu 鈥渨y艣lij鈥, wysy艂ki nie da si臋 zatrzyma膰 ani cofn膮膰. Tego typu prace deleguj na kolejnym etapie wsp贸艂pracy – gdy b臋dziesz mie膰 pewno艣膰, 偶e ty i Tw贸j pomocnik dobrze si臋 rozumiecie.

Nowy pracownik w firmie mo偶e wywrze膰 na ni膮 du偶y wp艂yw. Zar贸wno pozytywny, jak i negatywny. Ci臋偶ar konsekwencji z tym zwi膮zanych jest du偶y. Je艣li sprawy nie potocz膮 si臋 po Twojej my艣li, mo偶esz decyzj臋 zmieni膰. Zatem rekrutacja to zadanie o konsekwencjach ci臋偶kich, ale odwracalnych – warto je delegowa膰, ale jednocze艣nie trzyma膰 r臋k臋 na pulsie.

Skoro by艂o o rekrutacji, to teraz o zwolnieniach. Rozstanie z pracownikiem mo偶e wywo艂a膰 powa偶ne konsekwencje i na og贸艂 jest decyzj膮 nieodwracaln膮, a przynajmniej trudno przekona膰 pracownika do powrotu. Dlatego tego typu zadaniami – o ile to mo偶liwe – zajmuj si臋 samemu.

Jak Delegowa膰 zadania – Uwa偶aj na b艂臋dy

Si艂a matrycy drzemie w jej prostocie. Dlatego teraz, gdy ju偶 j膮 pozna艂e艣, mo偶e Ci si臋 ona wydawa膰 oczywista (tak jak wi臋kszo艣膰 dobrych pomys艂贸w, gdy ju偶 na nie wpadniesz).

Uwa偶aj jednak. W praktyce dopasowanie zada艅 do kategorii bywa trudniejsze, ni偶 si臋 wydaje. Dzieje si臋 tak, poniewa偶 konsekwencje nigdy nie s膮 zero-jedynkowe. Zawsze dryfuj膮 w kierunku kt贸rego艣 z kwadrant贸w matrycy.

Dlatego po艣wi臋膰 temu etapowi uwag臋 i czas. Nie przesad藕 jednak. Rozmieszczanie zada艅 w matrycy niesie ze sob膮 konsekwencj臋 ci臋偶k膮, ale odwracaln膮. W ka偶dej chwili – zanim jeszcze oddelegujesz zadanie – mo偶esz przenie艣膰 je do innej kategorii. Pami臋taj o tym. Dzi臋ki temu przestaniesz odczuwa膰 presj臋, a praca z matryc膮 oka偶e si臋 nie tylko ciekawym 膰wiczeniem, ale r贸wnie偶 dobr膮 zabaw膮.

Szczeg贸lnie, gdy zdasz sobie spraw臋, 偶e matryca decyzji sprawdzi si臋 nie tylko w biznesie. Dzi臋ki niej r贸wnie偶 w 偶yciu zaczniesz podejmowa膰 lepsze decyzje i przestaniesz traci膰 czas na decyzje bez znaczenia. 呕ycz臋 Ci powodzenia (i dobrej zabawy).

Podaj dalej

Co powiesz na darmowego
e-booka?

Archimedes powiedzia艂 „Dajcie mi punkt oparcia, a porusz臋 Ziemi臋”. Filozof mia艂 na my艣li d藕wigni臋. Czyli mechanizm, kt贸ry pozwala zamieni膰 ma艂y wysi艂ek w ogromne efekty. 

W ebooku zebra艂em 10 pomys艂贸w na marketingowe d藕wignie.
Chcesz je pozna膰? Zapisz si臋.