Jak delegować zadania szybko i bezpiecznie [matryca decyzji]

Streszczenie: Chcesz oddelegować część pracy, ale nie wiesz, które zadania możesz bezpiecznie oddać w czyjeś ręce? Matryca decyzji pomoże Ci zdecydować i uniknąć błędów.

W życiu każdego przedsiębiorcy przychodzi moment, w którym zaczyna mieć więcej pracy niż czasu. To z jednej strony powód do radości – na ogół oznacza to, że biznes się kręci. Jednak druga strona biznesowego medalu nie błyszczy się już tak bardzo. Brak czasu stresuje i szarga nerwy. Połączenie radości i frustracji to sygnał, że czas oddelegować część pracy. I tu często pojawia się problem.

Jak Delegować zadania – Paradoks czasu

Co kilka miesięcy zmieniamy czas z letniego na zimowy i odwrotnie. Robimy to – między innymi – aby mieć więcej czasu. Dłuższe dni oraz krótsze noce podnoszą produktywność i wydajność. Ale ten system ma również drugą stronę.

Według badań, pod wpływem zmian czasu gorzej śpimy, gorzej pracujemy i spędzamy więcej czasu bezproduktywnie przeglądając Internet. Jednym słowem, zamiast więcej czasu, mamy go mniej. To paradoks czasu. Chcąc zaoszczędzić czas, w rzeczywistości go tracimy. To zjawisko dotyczy również innych narzędzi produktywności. Wymyśliliśmy internet, aby oszczędzać czas, ale w rzeczywistości internet czas nam zabiera.

Podobnie jest ze smartfonami: nosimy je w kieszeni, aby mieć więcej czasu, ale paradoksalnie, będąc bez przerwy na łączach, mamy go mniej. Podobnie bywa z delegowaniem zadań. Zamiast delegować zadania i mieć więcej czasu, delegujemy i mamy go mniej. Jak to możliwe?

Delegowanie zadań zabiera czas

Delegowanie zadań samo w sobie jest trudnym zadaniem. Szczególnie, jeśli jesteś osobą, która sądzi, że sama najlepiej wie, czego jej trzeba. Nawet jeśli uda Ci się gładko wybrać właściwą osobę do pomocy, to na etapie delegowania zadań zaczynają się wyboje.

Bo jak wybrać zadania, które należy oddelegować? Czy powinieneś pozbyć się tych najbardziej czasochłonnych? Czy kierować się trudnością zadań? Jeśli pomocnik poradzi sobie z trudnym klientem, to zdobędzie Twoje zaufanie. Jednak jeśli zawiedzie, to konsekwencje spadną na Ciebie.

Te pytania i brak pewności mogą przytłaczać. Wtedy okazuje się, że zamiast odjąć sobie obowiązków, masz ich więcej. Na szczęście nie musi to wyglądać tak dramatycznie. Tego, czego jednak potrzebujesz, to klucz, według którego zdecydujesz, jakie zadania oddelegować. Tym kluczem jest matryca decyzji.

Jak delegować zadania – matryca decyzji

Matryca to model, który pomoże Ci zdecydować, które zadania oddelegować. Model opiera się o konsekwencje wynikające z zadań, czyli o produkt końcowy pracy. A ten przyjmuje różne scenariusze.

Nowy opis produktu może przyciągnąć albo odstraszyć klientów. Może on również wcale nie wpłynąć na sprzedaż. Nowa rolka na Instagramie może dotrzeć do milionów widzów, ale może również zniknąć w bezkresnej studni algorytmu. Konsekwencje mnożą się, różnią od siebie, ale łączą je dwie cechy: trwałość i waga.

Trwałość określa, jak łatwo lub trudno zmienić konsekwencje pracy. Waga opisuje, jak bardzo konsekwencje wpływają na Twoją firmę. Obie wartości rozkładają się na dwóch przecinających się pośrodku osiach: poziomej i pionowej.

Pozioma to oś trwałości. Dzieli ona konsekwencje na odwracalne i nieodwracalne. Te pierwsze możesz łatwo zmienić i wymazać. Konsekwencje przemeblowania biurka są odwracalne. W każdej chwili możesz odłożyć spinacz na stare miejsce, a laptopa ustawić znowu z prawej strony biurka.

Konsekwencje nieodwracalne są stałe albo trudno je zmienić. Jeśli zamiast posprzątać wymienisz biurko na nowe, to zostaniesz z nim na dłuższy czas. Szczególnie, jeśli zgubiłeś paragon.

Pionowa oś – wagi – oddziela konsekwencje lekkie od ciężkich. Konsekwencje literówki w newsletterze należą do pierwszej kategorii. Odbiorcy na ogół wybaczą Ci błąd, szczególnie jeśli wcześniej wysłałeś dziesiątki maili bez potknięcia. Natomiast niedziałający formularz kontaktowy na stronie może pozbawić Cię zleceń i pieniędzy. Zatem jego konsekwencje są ciężkie.

Obie osie dzielą konsekwencje na 4 kategorie:

• lekkie odwracalne,
• lekkie nieodwracalne,
• ciężkie odwracalne,
• ciężkie nieodwracalne.

Jak Delegować zadania – Sztuka delegowania zadań

Sztuka bezbolesnego delegowania zadań składa się z dwóch etapów. Pierwszy polega na dopasowaniu zadań do odpowiednich kategorii. Drugi to czysta formalność, polega na oddelegowaniu bądź zatrzymaniu zadania, według klucza:

Zadania o konsekwencjach lekkich i odwracalnych – deleguj bez zastanowienia i nadzoru.
Zadania o konsekwencjach lekkich i nieodwracalnych – deleguj, ale dokładnie instruuj.
Zadania o konsekwencjach ciężkich i odwracalnych – deleguj, ale nadzoruj.
Zadania o konsekwencjach ciężkich i nieodwracalnych – deleguj ostrożnie lub wcale.

Żeby lepiej zrozumieć ideę matrycy decyzji, przyjrzyjmy się jej w praktyce.

Jak Delegować zadania – Matryca decyzji w praktyce

Konsekwencje publikacji nowego artykułu na blogu są lekkie i odwracalne. Jeden – nawet świetnie napisany – tekst, najprawdopodobniej nie zrobi z Ciebie gwiazdy blogosfery. Poza tym, jeśli w tekście znajdzie się błąd, wystarczy kilka kliknięć, aby go poprawić. Dlatego to zadanie deleguj bez mrugnięcia okiem.

Wysłany newsletter niesie ze sobą konsekwencje lekkie i nieodwracalne. Jeden wysłany mail ma niewielki wpływ na rozwój Twojego biznesu. Natomiast po kliknięciu “wyślij”, wysyłki nie da się zatrzymać ani cofnąć. Tego typu prace deleguj na kolejnym etapie współpracy – gdy będziesz mieć pewność, że ty i Twój pomocnik dobrze się rozumiecie.

Nowy pracownik w firmie może wywrzeć na nią duży wpływ. Zarówno pozytywny, jak i negatywny. Ciężar konsekwencji z tym związanych jest duży. Jeśli sprawy nie potoczą się po Twojej myśli, możesz decyzję zmienić. Zatem rekrutacja to zadanie o konsekwencjach ciężkich, ale odwracalnych – warto je delegować, ale jednocześnie trzymać rękę na pulsie.

Skoro było o rekrutacji, to teraz o zwolnieniach. Rozstanie z pracownikiem może wywołać poważne konsekwencje i na ogół jest decyzją nieodwracalną, a przynajmniej trudno przekonać pracownika do powrotu. Dlatego tego typu zadaniami – o ile to możliwe – zajmuj się samemu.

Jak Delegować zadania – Uważaj na błędy

Siła matrycy drzemie w jej prostocie. Dlatego teraz, gdy już ją poznałeś, może Ci się ona wydawać oczywista (tak jak większość dobrych pomysłów, gdy już na nie wpadniesz).

Uważaj jednak. W praktyce dopasowanie zadań do kategorii bywa trudniejsze, niż się wydaje. Dzieje się tak, ponieważ konsekwencje nigdy nie są zero-jedynkowe. Zawsze dryfują w kierunku któregoś z kwadrantów matrycy.

Dlatego poświęć temu etapowi uwagę i czas. Nie przesadź jednak. Rozmieszczanie zadań w matrycy niesie ze sobą konsekwencję ciężką, ale odwracalną. W każdej chwili – zanim jeszcze oddelegujesz zadanie – możesz przenieść je do innej kategorii. Pamiętaj o tym. Dzięki temu przestaniesz odczuwać presję, a praca z matrycą okaże się nie tylko ciekawym ćwiczeniem, ale również dobrą zabawą.

Szczególnie, gdy zdasz sobie sprawę, że matryca decyzji sprawdzi się nie tylko w biznesie. Dzięki niej również w życiu zaczniesz podejmować lepsze decyzje i przestaniesz tracić czas na decyzje bez znaczenia. Życzę Ci powodzenia (i dobrej zabawy).