Jak przestać być ciągle zajętym

Mam kolegę, który na pytanie „Co słychać?” zawsze odpowiada „A wiesz, ręce pełne roboty”. Nie ma znaczenia, czy jest poniedziałek, czy sobota – odpowiedź brzmi tak samo.

Założę się, że Ty również znasz przynajmniej jedną osobę, która bez przerwy jest zajęta i od rana ma ręce pełne roboty. Maile, spotkania, oferty, telefony, sprawozdania. Gdy wraca do domu, niewiele się zmienia. Obiad, dzieci, pranie, sprzątanie, maile. Rozejrzyj się wkoło.

Żyjemy w świecie zajętości

Jednak czy ludzie rzeczywiście mają tyle obowiązków, że bez przerwy są zajęci? Otóż nie. Ale bycie zajętym po prostu jest modne i niektórym się opłaca – bo jest utożsamiane ze statusem.
Nieraz słyszałem taką rozmowę:

– Co słychać?
– A nic, zarobiony jestem. Roboty po pachy.
– To dobrze. Lepiej tak niż w drugą stronę.

Ręce pełne roboty oznaczają, że interes się kręci. A skoro się kręci, to dobrze się wiedzie. Zatem chcemy być zajęci albo za takich uchodzić.

Poza tym nawał zajęć utożsamiamy z pracowitością. W końcu nie da się próżnować, gdy masz ręce pełne roboty. Dlatego ludzie bez przerwy sprawdzają coś w internecie, robią notatki, przygotowują raporty.

Niektórzy używają określenia „jestem zajęty” jak tarczy. Chronią się przed kolejnymi zadaniami. Przecież nikt nie każe Ci napisać raportu, gdy od tygodnia przygotowujesz ofertę dla klienta.

Czasem ręce pełne roboty oznaczają kompetencje. W końcu najwięcej zajęć mają osoby wykwalifikowane. Nikt nie powierza zadań głupcom i ignorantom. Zatem trzeba mieć przynajmniej trochę oleju w głowie, żeby być zajętym.

Jednym słowem – bycie zajętym się opłaca i jest bezpieczne.

Zajęci ludzie robią mało

Jednak jeśli bliżej przyjrzysz się osobie zajętej, to zdasz sobie sprawę, że jest jak pies goniący za własnym ogonem. Zamiast posuwać się naprzód, kręci się w kółko. Ale nic nie można jej zarzucić. Jest kryta, bo jest zajęta. Bez przerwy coś robi. Problem polega na tym, że tak naprawdę nie robi nic. A bycie zajętym w rzeczywistości oznacza dwie rzeczy.

Po pierwsze osoby zajęte nie umieją ustalać priorytetów.

Jeśli zajmujesz się wszystkim, to nie wiesz, co jest rzeczywiście ważne.Są zadania, które wykonać trzeba. Ale są też takie, które nie mają znaczenia. Jeśli pisząc sprawozdanie, zastanawiasz się, jaki krój pisma albo kolor wykresu wybrać, to jesteś zajęty.

Po drugie osoby zajęte nie zdają sobie sprawy ze swoich potrzeb.

 Świadomi ludzie wiedzą, że przerwa od pracy jest ważna. Wiedzą również, że o pewnych porach pracuje im się gorzej. Dlatego planują nie tylko pracę. Planują również odpoczynek. Dzięki temu zamiast być zajętymi, są wydajnymi.

Jak przestać być zajętym

Na szczęście nikt z nas nie jest skazany na bycie zajętym. W każdej chwili możesz stać się osobą produktywną, nie zajętą.

Najpierw ustal jeden cel na najbliższy miesiąc. Może to być zwiększenie ruchu na blogu.

Następnie określ trzy najważniejsze zadania, które przybliżą Cię do tego celu. Na przykład:

• „Napiszę pięć nowych artykułów na blog”.
• „Poprawię stare artykuły, żeby wyświetlały się wyżej w Google”.
• „Poproszę 10 blogerów, żeby opublikowali linki do moich artykułów na swoich blogach”.

Na końcu zastosuj metodę 50-30-20.
Każdego dnia poświęć:

• 50% czasu na wcześniej ustalone zdania;
• 30% na inne zadania, niezwiązane z celem;
• 20% na odpoczynek.

Powodzenia.