Delegowanie zadań, aby oszczędzić czas i nerwy.

Podobało Ci się? Chcesz wiedzieć kiedy pojawi się nowy odcinek? Subskrybuj!

SpotifyiTunesGoogle PodcastsPlayer.fm

Jeśli uważasz, że delegowanie zadań jest łatwe, to mam dla Ciebie złą wiadomość. Nie jest. Przede wszystkim wiele osób nie potrafi zdecydować się na ten krok. Poza tym często nie wiedzą, jak wybrać właściwą osobę oraz jakich informacji i wsparcia jej udzielić. Efekt jest zawsze taki sam. Ostatecznie te osoby i tak zostają z zadaniem same.
Dziś powiem Ci, jak delegować zadania, aby zaoszczędzić czas, nerwy i ułatwić sobie życie. Zdradzę Ci mój schemat przekazywania zadań, który nigdy mnie nie zawiódł.

Dołącz do darmowego kursu
"Produktywność metodą 6 kroków"

i odzyskaj dodatkową godzine każdego dnia.

Leave this field empty if you're human:

Jak delegować zadania, aby oszczędzić czas i nerwy?

Jeżeli prowadzisz firmę zatrudniającą kilku pracowników i w związku z tym zarządzasz kilkuosobowym zespołem, to na pewno nie raz stajesz przed obliczem konieczności delegowania zadań. Z tego artykułu dowiesz się, jak wybierać odpowiednie osoby do wykonywania tych zadań, i o tym, jak w ogóle delegować zadania. Zdradzę Ci mój sposób, mój system, mój framework, którym posługuję się za każdym razem, kiedy muszę komuś przekazać zadanie.

Dlaczego warto delegować zadania?

Zanim zdradzę Ci, jak wybrać tę najbardziej kompetentną osobę i w jaki sposób przekazywać zadania, opowiem Ci, dlaczego w ogóle tak ważne jest delegowanie zadań. Po pierwsze, musisz sobie zdać sprawę z tego, że są osoby, które zrobią pewne rzeczy lepiej niż Ty. A przynajmniej mam nadzieję, że tak jest, bo jeżeli otaczasz się dobrymi pracownikami, dobrymi fachowcami i specjalistami w swoich dziedzinach, to te osoby najprawdopodobniej lepiej niż Ty wykonają pewne zadania.

Po drugie – czas. Czas jest zbyt cenny. Twój czas jest zbyt cenny, aby poświęcać go na drobne prace, które możesz przekazać do zrobienia innym osobom. W 30. odcinku podcastu rozmawialiśmy o zasadzie Pareto. Mówiliśmy o tym, że 20% rzeczy, które robisz, przynoszą 80% Twoich efektów, dlatego warto delegować drobne zadania, które nie przekładają się na te najlepsze efekty i na sukces, a my powinniśmy skupić się na 20% tych najważniejszych zadań. Dlatego deleguj!

Po trzecie, każdy z nas ma określoną ilość czasu, dlatego nie jesteśmy w stanie wszystkiego zrobić sami. Nikt nie jest w stanie w ciągu 8–10 godzin (nie wiem, ile godzin dziennie pracujesz), zrobić wszystkiego, dlatego delegowanie zadań to idealne rozwiązanie.

Delegowanie zadań – poznaj sprawdzony schemat

Skoro już – mam nadzieję – przekonałem Cię do tego, aby zlecać niektóre rzeczy swoim współpracownikom, czy podwykonawcom, to chciałbym Ci opowiedzieć, dlaczego warto robić to według pewnego schematu. Dlaczego akurat schemat? Przede wszystkim z tego powodu, że delegowanie zadań tylko z pozoru jest łatwe.

Wybierz odpowiednią osobę

Tak naprawdę nie możesz bezrefleksyjnie zlecać zadania pierwszej lepszej, wolnej osobie z Twojego zespołu. Musisz wybrać kogoś, kto jest najbardziej kompetentny, ma najlepsze kwalifikacje do tego, żeby to konkretne zadanie wykonać i mu podołać. Wybierając taką osobę, warto mieć schemat, ściągawkę, kryteria, które pomogą Ci podjąć decyzję i wybrać odpowiednią osobę.

Podejmij decyzję bez wysiłku

Po drugie, kiedy masz przygotowany gotowy schemat, zdejmujesz z siebie konieczność podejmowania decyzji. Nie musisz rozważać za każdym razem, jaką osobę wybrać, czym się kierować, co jej powiedzieć. Masz to wszystko pod ręką i po prostu odznaczasz sobie wszystkie punkty, które musisz krok po kroku wykonać. A więc schemat pozwala Ci łatwiej i bez wysiłku podejmować decyzję o tym, kogo delegować do zadania i jakie informacje tej osobie przekazać.

Utrzymuj standard

No i po trzecie, taka checklista daje Ci pewnego rodzaju standard – za każdym razem masz pewność, że wybierasz najlepszą osobę i zrobiłaś wszystko najlepiej, jak tylko możesz, aby ta osoba wywiązała się ze swojego zadania. Możesz być pewny, że o niczym nie zapomniałeś. A więc po pierwsze, delegujemy zadania, a po drugie, robimy to według schematu.

Mój schemat delegowania zadań

Delegowanie zadań: Oceń czas na wykonanie zadania

A jak wygląda schemat, z którego ja korzystam? Pierwszą rzeczą, którą robię, jest zadanie sobie pytania, czy ten projekt, to konkretne zadanie, które deleguję, musi być zrobione szybko, czy mamy trochę luzu i więcej czasu – czy musimy działać szybko, czy możemy zrobić to powoli. Jeżeli okazuje się, że musimy to zadanie zrobić szybko, nie stać nas na opóźnienia i na eksperymenty, wybieram osobę z największym doświadczeniem, która już wcześniej to zadanie wykonywała.

Załóżmy, że musimy przygotować kampanię sprzedażową dla dużego sklepu, który sprzedaje odzież sportową. Jeżeli goni nas czas, bo na przykład zbliża się sezon piłkarski albo jakiś inny ważny termin, w pierwszej kolejności zastanawiam się, czy jest w moim zespole osoba, która już wcześniej taką kampanię dla klienta z podobnej branży prowadziła. Jeżeli tak, to właśnie tej osobie deleguję to zadanie.

Ale jeżeli okazuje się, że mamy sporo czasu, nie musimy się jakoś specjalnie spieszyć z tą konkretną kampanią, to zastanawiam się, czy w moim zespole jest osoba, która mogłaby przygotować taką kampanię trochę wolniej, ale przy okazji mogłaby się czegoś nauczyć. Szukam osoby, która pozwoli mi upiec dwie pieczenie na jednym ogniu. Z jednej strony pozwoli mi zrealizować to zadanie, czyli kampanię dla klienta, a z drugiej strony będę mógł tę osobę czegoś nauczyć. To jest pierwszy krok, który wykonuję. Pierwsze pytanie, które sobie zadaję brzmi: Czy to zadanie musi być wykonane szybko, czy mamy trochę czasu? Jeżeli szybko, to wybieram osobę, która ma doświadczenie w tym konkretnym temacie. Jeżeli mamy sporo czasu, to szukam osoby, która może się przy okazji czegoś nauczyć.

Delegowania zdań: zdefiniuj zadanie

Po wybraniu właściwej osoby do wykonania zadania, przechodzę do kroku drugiego, który polega na określeniu zadania. Rozmawiam z osobą, której deleguję zadanie, i nakreślam jej kontekst: kim jest klient, czym się zajmuje, co jest dla niego ważne, w jaki sposób się z nim rozliczamy. Może się okazać na przykład, że dla tego konkretnego klienta oczywiście liczy się efekt końcowy, ale równie ważny jest dla niego feedback. Równie istotne jest to, aby klient miał kontrolę na każdym etapie wykonywania zadania. Te wszystkie informacje przekazuję osobie, której deleguję zadanie, a na koniec opowiadam o tym, jak wyobrażam sobie, że będzie wyglądał koniec tego zadania, czyli efekt końcowy.

Delegowanie zadań: określ oczekiwania

Następnie – i to jest bardzo ważny etap – określam bardzo konkretnie, czego oczekuję od osoby wykonującej to zadanie: jaki jest termin ukończenia zadania, jak ma wyglądać ukończone zadanie. Przy czym, na tym etapie, jestem bardzo, bardzo konkretny. Jeżeli mówię o terminie, to staram się go określić co do godziny. Jeżeli mówię o tym, w jaki sposób wyobrażam sobie koniec zadania, to również operuję dokładnymi liczbami i konkretami. W taki sposób, aby nie było cienia wątpliwości co do tego, jak ma wyglądać efekt tego zadania, kiedy jest termin jego ukończenia i tak dalej.

Jeżeli uważnie śledzisz podcast Marketing z głową, to wiesz już, że gdy ludzie nie wiedzą, co mają zrobić, kiedy mają mnóstwo możliwości, pojawia się paraliż decyzyjny i zaciągają ręczny hamulec. Stają w miejscu. Dlatego na tym etapie staram się, aby nie było żadnych niedomówień, aby wszystko było jasne, aby nie pojawił się paraliż decyzyjny. Następnie pytam tę osobę, czy jest coś, czego potrzebuje ode mnie, aby mogła ukończyć to zadanie. Znowu zwróć uwagę, że staram się odsunąć na bok wszystkie czynniki, które mogą tej konkretnej osobie przeszkodzić w wykonaniu tego zadania. A więc pytam: „Czy jest coś, czego potrzebujesz ode mnie na tym etapie, aby dobrze wykonać to zadanie?”. Jeżeli okazuje się, że nie, no to świetnie, możemy przejść dalej. Jeżeli jest coś, w czym mogę pomóc, to oczywiście udzielam tej pomocy. Daję tej osobie to, czego potrzebuje, a na koniec pytam, czy wszystko jest dla niej / dla niego jasne. „Czy to, co powiedziałem, w jaki sposób wyobrażam sobie koniec zadania, kiedy chcę, aby to zadanie zostało ukończone, jest dla Ciebie jasne?”.

Delegowanie zdań: Przedstaw zespół

Kiedy osoba, której deleguję zadanie, wie już, na czym ono polega, czego od niej oczekuję i w jakim terminie, przechodzę do kolejnego kroku, w którym zadaję sobie pytanie, czy ten projekt jest projektem solo, czy bierze w nim udział więcej niż jedna osoba. Jeżeli to jest projekt solo, to w takim razie wszystko, co mogłem zrobić na tym etapie, już zrobiłem. Ale jeżeli okazuje się, że do tego zadania będzie potrzebna więcej niż jedna osoba, to przedstawiam pracownikowi, któremu deleguję zadanie, wszystkie osoby, które będą brały udział w tym projekcie. Opowiadam o tym, jaka będzie rola tych osób, jakie wsparcie mogą dostarczyć, jakiej pomocy udzielą i tak dalej.

delegowanie zadań

Delegowanie zdań: Zaprezentuj korzyści

Kolejny krok również jest bardzo ważny. W zasadzie w tym schemacie nie ma kroków, które nie miałyby znaczenia. Na tym etapie delegowania zadań, opowiadasz o korzyściach, które pracownik ma z udziału w tym zadaniu. I teraz bardzo ważna rzecz – powinieneś opowiedzieć o tych korzyściach z perspektywy pracownika. Musisz mu przekazać na przykład, czego się nauczy, jak podniesie swoje kwalifikacje, w jaki sposób to zadanie wzbogaci jego kompetencje. Następnie wytłumacz, dlaczego wybrałaś właśnie tę osobę, podkreśl, że doceniasz jej umiejętności, doświadczenie i charakter jej pracy, to, w jaki sposób pracuje. Innymi słowy, komunikujesz, dlaczego Twoim zdaniem ta osoba jest najlepsza do tego zadania. Ten krok ma oczywiście za zadanie zmotywować pracownika, przekazać mu informację o tym, dlaczego warto zaangażować się w to zadanie.

Delegowanie zdań: Sprecyzuj pierwszy krok

A kiedy już to zrobisz, opowiesz o wszystkich korzyściach i o tym, dlaczego wybrałeś tę osobę, możesz przejść do ostatniego etapu. Polega on na tym, że określasz pierwszy krok, który ta osoba musi zrobić w związku z tym zadaniem. I znowu w tym wypadku ważna jest precyzja. Bądź bardzo konkretny, określ szczegółowo swoje oczekiwania. Powiedz: „Zaczynamy w środę i pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest skontaktowanie się z klientem”. I znowu – bądź bardzo dokładny w opisie swoich oczekiwań. Jeżeli okaże się, że to jest duże zadanie, duży projekt, to powiedz o tym, że chcesz, aby zadanie zostało skończone na przykład w piątek, natomiast zależy Ci na tym, abyście spotkali się jeszcze w środę i przedyskutowali to, jak idzie wykonywanie tego zadania. Pamiętaj: liczą się konkrety!

Delegowanie zdań: Znajdź przeszkody i wyznacz terminy pośrednie

Na tym etapie warto również zapytać osobę, której delegujesz zadania, czy jest coś, co przeszkadza jej w dotrzymaniu tego konkretnego, wyznaczonego terminu. Bo może się okazać, że ta osoba pracuje już nad jakimś zadaniem, które przekazałeś jej wcześniej lub które delegował jej ktoś inny. A więc musisz upewnić się, czy nie ma czegoś, co może stanąć na przeszkodzie w dotrzymaniu tego terminu. I jeszcze jedna bardzo ważna rzecz. Jeżeli jest to duży projekt, który zajmie przykładowo kilka tygodni, to warto wyznaczyć terminy pośrednie. Będą to terminy, w których będziesz spotykać się z wykonawcą zadania, by nadzorować jego przebieg. Absolutnie nie chodzi tu o to, aby kontrolować tę osobę i ciągle stać za jej plecami. Chodzi o to, aby co jakiś czas przy tych większych projektach udzielić jej wsparcia. Takim wsparciem będzie właśnie okresowe spotkanie. Zapytaj, czy jest coś, czego ta osoba na tym etapie potrzebuje. Czy jest coś, co jej przeszkadza wypełnić to zadanie. Te spotkania okresowe nie są po to, abyś poczuł się pewniej i mógł spać spokojniej. One są po to, aby wykonawca zadania otrzymał potrzebne wsparcie.

Tak wygląda schemat, którym kieruję się, delegując zadania. Oczywiście modyfikuj go dowolnie. Każda firma jest inna, każda organizacja działa inaczej. Natomiast jest to dobry punkt wyjścia do tego, aby po pierwsze delegować zadania najlepszym osobom, a po drugie delegować je w taki sposób, żeby wykonawcy mogli je jak najlepiej je wypełnić i wywiązać się ze swoich obowiązków.

delegowanie zadań

Trzy najważniejsze rzeczy do zapamiętania

• Pamiętaj o tym, aby delegować zadania. Nie bierz na siebie wszystkiego. Nie musisz być we wszystkim najlepszy. Ważne, żebyś był dobry w delegowaniu zadań.
• Korzystaj ze schematu, bo on zdejmuje z Ciebie obowiązek podejmowania decyzji, daje pewien standard podczas delegowania zadań.
• Delegując zadania, bądź bardzo konkretny. Twoja rola podczas delegowania zadania jest taka, aby jasno określić swoje oczekiwania. Przedstaw cały kontekst i szczegółowo przekaż pracownikowi wszystkie informacje, których może potrzebować. Poniżej znajdziesz link do schematu, którym ja się kieruję, delegując zadania. Możesz pobrać go za darmo i zmodyfikować do swoich potrzeb.

Pozostałe

Schemat delegowania zadań

Bądźmy w kontakcie

FB: https://l.lukaszhodorowicz.pl/facebook
IG: https://l.lukaszhodorowicz.pl/instagram
YT: https://l.lukaszhodorowicz.pl/youtube
LI: https://l.lukaszhodorowicz.pl/linkedin