Delegowanie zada艅, aby oszcz臋dzi膰 czas i nerwy. - 艁ukasz Hodorowicz
pozosta艂y min
Trzymam Ci臋 za r臋k臋. Jeste艣my tu: Strona g艂贸wna Blog Artyku艂
kategoria: Podcast Marketing
Czas czytania: 7 min
Poziom trudno艣ci:

Delegowanie zada艅, aby oszcz臋dzi膰 czas i nerwy.

Podaj dalej

Podoba艂o Ci si臋? Chcesz wiedzie膰 kiedy pojawi si臋 nowy odcinek? Subskrybuj!

Je艣li uwa偶asz, 偶e delegowanie zada艅 jest 艂atwe, to mam dla Ciebie z艂膮 wiadomo艣膰. Nie jest. Przede wszystkim wiele os贸b nie potrafi zdecydowa膰 si臋 na ten krok. Poza tym cz臋sto nie wiedz膮, jak wybra膰 w艂a艣ciw膮 osob臋 oraz jakich informacji i wsparcia jej udzieli膰. Efekt jest zawsze taki sam. Ostatecznie te osoby i tak zostaj膮 z zadaniem same.
Dzi艣 powiem Ci, jak delegowa膰 zadania, aby zaoszcz臋dzi膰 czas, nerwy i u艂atwi膰 sobie 偶ycie. Zdradz臋 Ci m贸j schemat przekazywania zada艅, kt贸ry nigdy mnie nie zawi贸d艂.

Do艂膮cz do darmowego kursu
"Produktywno艣膰 metod膮 6 krok贸w"

i odzyskaj dodatkow膮 godzine ka偶dego dnia.

Delegowanie zada艅, aby oszcz臋dzi膰 czas i nerwy.

Jak delegowa膰 zadania, aby oszcz臋dzi膰 czas i nerwy?

Je偶eli prowadzisz firm臋 zatrudniaj膮c膮 kilku pracownik贸w i w zwi膮zku z tym zarz膮dzasz kilkuosobowym zespo艂em, to na pewno nie raz stajesz przed obliczem konieczno艣ci delegowania zada艅. Z tego artyku艂u dowiesz si臋, jak wybiera膰 odpowiednie osoby do wykonywania tych zada艅, i o tym, jak w og贸le delegowa膰 zadania. Zdradz臋 Ci m贸j spos贸b, m贸j system, m贸j framework, kt贸rym pos艂uguj臋 si臋 za ka偶dym razem, kiedy musz臋 komu艣 przekaza膰 zadanie.

Dlaczego warto delegowa膰 zadania?

Zanim zdradz臋 Ci, jak wybra膰 t臋 najbardziej kompetentn膮 osob臋 i w jaki spos贸b przekazywa膰 zadania, opowiem Ci, dlaczego w og贸le tak wa偶ne jest delegowanie zada艅. Po pierwsze, musisz sobie zda膰 spraw臋 z tego, 偶e s膮 osoby, kt贸re zrobi膮 pewne rzeczy lepiej ni偶 Ty. A przynajmniej mam nadziej臋, 偶e tak jest, bo je偶eli otaczasz si臋 dobrymi pracownikami, dobrymi fachowcami i specjalistami w swoich dziedzinach, to te osoby najprawdopodobniej lepiej ni偶 Ty wykonaj膮 pewne zadania.

Po drugie 鈥 czas. Czas jest zbyt cenny. Tw贸j czas jest zbyt cenny, aby po艣wi臋ca膰 go na drobne prace, kt贸re mo偶esz przekaza膰 do zrobienia innym osobom. W 30. odcinku podcastu rozmawiali艣my o zasadzie Pareto. M贸wili艣my o tym, 偶e 20% rzeczy, kt贸re robisz, przynosz膮 80% Twoich efekt贸w, dlatego warto delegowa膰 drobne zadania, kt贸re nie przek艂adaj膮 si臋 na te najlepsze efekty i na sukces, a my powinni艣my skupi膰 si臋 na 20% tych najwa偶niejszych zada艅. Dlatego deleguj!

Po trzecie, ka偶dy z nas ma okre艣lon膮 ilo艣膰 czasu, dlatego nie jeste艣my w stanie wszystkiego zrobi膰 sami. Nikt nie jest w stanie w ci膮gu 8鈥10 godzin (nie wiem, ile godzin dziennie pracujesz), zrobi膰 wszystkiego, dlatego delegowanie zada艅 to idealne rozwi膮zanie.

Delegowanie zada艅, aby oszcz臋dzi膰 czas i nerwy.

Delegowanie zada艅 – poznaj sprawdzony schemat

Skoro ju偶 鈥 mam nadziej臋 鈥 przekona艂em Ci臋 do tego, aby zleca膰 niekt贸re rzeczy swoim wsp贸艂pracownikom, czy podwykonawcom, to chcia艂bym Ci opowiedzie膰, dlaczego warto robi膰 to wed艂ug pewnego schematu. Dlaczego akurat schemat? Przede wszystkim z tego powodu, 偶e delegowanie zada艅 tylko z pozoru jest 艂atwe.

Wybierz odpowiedni膮 osob臋

Tak naprawd臋 nie mo偶esz bezrefleksyjnie zleca膰 zadania pierwszej lepszej, wolnej osobie z Twojego zespo艂u. Musisz wybra膰 kogo艣, kto jest najbardziej kompetentny, ma najlepsze kwalifikacje do tego, 偶eby to konkretne zadanie wykona膰 i mu podo艂a膰. Wybieraj膮c tak膮 osob臋, warto mie膰 schemat, 艣ci膮gawk臋, kryteria, kt贸re pomog膮 Ci podj膮膰 decyzj臋 i wybra膰 odpowiedni膮 osob臋.

Podejmij decyzj臋 bez wysi艂ku

Po drugie, kiedy masz przygotowany gotowy schemat, zdejmujesz z siebie konieczno艣膰 podejmowania decyzji. Nie musisz rozwa偶a膰 za ka偶dym razem, jak膮 osob臋 wybra膰, czym si臋 kierowa膰, co jej powiedzie膰. Masz to wszystko pod r臋k膮 i po prostu odznaczasz sobie wszystkie punkty, kt贸re musisz krok po kroku wykona膰. A wi臋c schemat pozwala Ci 艂atwiej i bez wysi艂ku podejmowa膰 decyzj臋 o tym, kogo delegowa膰 do zadania i jakie informacje tej osobie przekaza膰.

Utrzymuj standard

No i po trzecie, taka checklista daje Ci pewnego rodzaju standard 鈥 za ka偶dym razem masz pewno艣膰, 偶e wybierasz najlepsz膮 osob臋 i zrobi艂a艣 wszystko najlepiej, jak tylko mo偶esz, aby ta osoba wywi膮za艂a si臋 ze swojego zadania. Mo偶esz by膰 pewny, 偶e o niczym nie zapomnia艂e艣. A wi臋c po pierwsze, delegujemy zadania, a po drugie, robimy to wed艂ug schematu.

Delegowanie zada艅, aby oszcz臋dzi膰 czas i nerwy.

M贸j schemat delegowania zada艅

Delegowanie zada艅: Oce艅 czas na wykonanie zadania

A jak wygl膮da schemat, z kt贸rego ja korzystam? Pierwsz膮 rzecz膮, kt贸r膮 robi臋, jest zadanie sobie pytania, czy ten projekt, to konkretne zadanie, kt贸re deleguj臋, musi by膰 zrobione szybko, czy mamy troch臋 luzu i wi臋cej czasu 鈥 czy musimy dzia艂a膰 szybko, czy mo偶emy zrobi膰 to powoli. Je偶eli okazuje si臋, 偶e musimy to zadanie zrobi膰 szybko, nie sta膰 nas na op贸藕nienia i na eksperymenty, wybieram osob臋 z najwi臋kszym do艣wiadczeniem, kt贸ra ju偶 wcze艣niej to zadanie wykonywa艂a.

Za艂贸偶my, 偶e musimy przygotowa膰 kampani臋 sprzeda偶ow膮 dla du偶ego sklepu, kt贸ry sprzedaje odzie偶 sportow膮. Je偶eli goni nas czas, bo na przyk艂ad zbli偶a si臋 sezon pi艂karski albo jaki艣 inny wa偶ny termin, w pierwszej kolejno艣ci zastanawiam si臋, czy jest w moim zespole osoba, kt贸ra ju偶 wcze艣niej tak膮 kampani臋 dla klienta z podobnej bran偶y prowadzi艂a. Je偶eli tak, to w艂a艣nie tej osobie deleguj臋 to zadanie.

Ale je偶eli okazuje si臋, 偶e mamy sporo czasu, nie musimy si臋 jako艣 specjalnie spieszy膰 z t膮 konkretn膮 kampani膮, to zastanawiam si臋, czy w moim zespole jest osoba, kt贸ra mog艂aby przygotowa膰 tak膮 kampani臋 troch臋 wolniej, ale przy okazji mog艂aby si臋 czego艣 nauczy膰. Szukam osoby, kt贸ra pozwoli mi upiec dwie pieczenie na jednym ogniu. Z jednej strony pozwoli mi zrealizowa膰 to zadanie, czyli kampani臋 dla klienta, a z drugiej strony b臋d臋 m贸g艂 t臋 osob臋 czego艣 nauczy膰. To jest pierwszy krok, kt贸ry wykonuj臋. Pierwsze pytanie, kt贸re sobie zadaj臋 brzmi: Czy to zadanie musi by膰 wykonane szybko, czy mamy troch臋 czasu? Je偶eli szybko, to wybieram osob臋, kt贸ra ma do艣wiadczenie w tym konkretnym temacie. Je偶eli mamy sporo czasu, to szukam osoby, kt贸ra mo偶e si臋 przy okazji czego艣 nauczy膰.

Delegowania zda艅: zdefiniuj zadanie

Po wybraniu w艂a艣ciwej osoby do wykonania zadania, przechodz臋 do kroku drugiego, kt贸ry polega na okre艣leniu zadania. Rozmawiam z osob膮, kt贸rej deleguj臋 zadanie, i nakre艣lam jej kontekst: kim jest klient, czym si臋 zajmuje, co jest dla niego wa偶ne, w jaki spos贸b si臋 z nim rozliczamy. Mo偶e si臋 okaza膰 na przyk艂ad, 偶e dla tego konkretnego klienta oczywi艣cie liczy si臋 efekt ko艅cowy, ale r贸wnie wa偶ny jest dla niego feedback. R贸wnie istotne jest to, aby klient mia艂 kontrol臋 na ka偶dym etapie wykonywania zadania. Te wszystkie informacje przekazuj臋 osobie, kt贸rej deleguj臋 zadanie, a na koniec opowiadam o tym, jak wyobra偶am sobie, 偶e b臋dzie wygl膮da艂 koniec tego zadania, czyli efekt ko艅cowy.

Delegowanie zada艅: okre艣l oczekiwania

Nast臋pnie 鈥 i to jest bardzo wa偶ny etap 鈥 okre艣lam bardzo konkretnie, czego oczekuj臋 od osoby wykonuj膮cej to zadanie: jaki jest termin uko艅czenia zadania, jak ma wygl膮da膰 uko艅czone zadanie. Przy czym, na tym etapie, jestem bardzo, bardzo konkretny. Je偶eli m贸wi臋 o terminie, to staram si臋 go okre艣li膰 co do godziny. Je偶eli m贸wi臋 o tym, w jaki spos贸b wyobra偶am sobie koniec zadania, to r贸wnie偶 operuj臋 dok艂adnymi liczbami i konkretami. W taki spos贸b, aby nie by艂o cienia w膮tpliwo艣ci co do tego, jak ma wygl膮da膰 efekt tego zadania, kiedy jest termin jego uko艅czenia i tak dalej.

Je偶eli uwa偶nie 艣ledzisz podcast Marketing z g艂ow膮, to wiesz ju偶, 偶e gdy ludzie nie wiedz膮, co maj膮 zrobi膰, kiedy maj膮 mn贸stwo mo偶liwo艣ci, pojawia si臋 parali偶 decyzyjny i zaci膮gaj膮 r臋czny hamulec. Staj膮 w miejscu. Dlatego na tym etapie staram si臋, aby nie by艂o 偶adnych niedom贸wie艅, aby wszystko by艂o jasne, aby nie pojawi艂 si臋 parali偶 decyzyjny. Nast臋pnie pytam t臋 osob臋, czy jest co艣, czego potrzebuje ode mnie, aby mog艂a uko艅czy膰 to zadanie. Znowu zwr贸膰 uwag臋, 偶e staram si臋 odsun膮膰 na bok wszystkie czynniki, kt贸re mog膮 tej konkretnej osobie przeszkodzi膰 w wykonaniu tego zadania. A wi臋c pytam: 鈥濩zy jest co艣, czego potrzebujesz ode mnie na tym etapie, aby dobrze wykona膰 to zadanie?鈥. Je偶eli okazuje si臋, 偶e nie, no to 艣wietnie, mo偶emy przej艣膰 dalej. Je偶eli jest co艣, w czym mog臋 pom贸c, to oczywi艣cie udzielam tej pomocy. Daj臋 tej osobie to, czego potrzebuje, a na koniec pytam, czy wszystko jest dla niej / dla niego jasne. 鈥濩zy to, co powiedzia艂em, w jaki spos贸b wyobra偶am sobie koniec zadania, kiedy chc臋, aby to zadanie zosta艂o uko艅czone, jest dla Ciebie jasne?鈥.

Delegowanie zda艅: Przedstaw zesp贸艂

Kiedy osoba, kt贸rej deleguj臋 zadanie, wie ju偶, na czym ono polega, czego od niej oczekuj臋 i w jakim terminie, przechodz臋 do kolejnego kroku, w kt贸rym zadaj臋 sobie pytanie, czy ten projekt jest projektem solo, czy bierze w nim udzia艂 wi臋cej ni偶 jedna osoba. Je偶eli to jest projekt solo, to w takim razie wszystko, co mog艂em zrobi膰 na tym etapie, ju偶 zrobi艂em. Ale je偶eli okazuje si臋, 偶e do tego zadania b臋dzie potrzebna wi臋cej ni偶 jedna osoba, to przedstawiam pracownikowi, kt贸remu deleguj臋 zadanie, wszystkie osoby, kt贸re b臋d膮 bra艂y udzia艂 w tym projekcie. Opowiadam o tym, jaka b臋dzie rola tych os贸b, jakie wsparcie mog膮 dostarczy膰, jakiej pomocy udziel膮 i tak dalej.

delegowanie zada艅

Delegowanie zda艅: Zaprezentuj korzy艣ci

Kolejny krok r贸wnie偶 jest bardzo wa偶ny. W zasadzie w tym schemacie nie ma krok贸w, kt贸re nie mia艂yby znaczenia. Na tym etapie delegowania zada艅, opowiadasz o korzy艣ciach, kt贸re pracownik ma z udzia艂u w tym zadaniu. I teraz bardzo wa偶na rzecz 鈥 powiniene艣 opowiedzie膰 o tych korzy艣ciach z perspektywy pracownika. Musisz mu przekaza膰 na przyk艂ad, czego si臋 nauczy, jak podniesie swoje kwalifikacje, w jaki spos贸b to zadanie wzbogaci jego kompetencje. Nast臋pnie wyt艂umacz, dlaczego wybra艂a艣 w艂a艣nie t臋 osob臋, podkre艣l, 偶e doceniasz jej umiej臋tno艣ci, do艣wiadczenie i charakter jej pracy, to, w jaki spos贸b pracuje. Innymi s艂owy, komunikujesz, dlaczego Twoim zdaniem ta osoba jest najlepsza do tego zadania. Ten krok ma oczywi艣cie za zadanie zmotywowa膰 pracownika, przekaza膰 mu informacj臋 o tym, dlaczego warto zaanga偶owa膰 si臋 w to zadanie.

Delegowanie zda艅: Sprecyzuj pierwszy krok

A kiedy ju偶 to zrobisz, opowiesz o wszystkich korzy艣ciach i o tym, dlaczego wybra艂e艣 t臋 osob臋, mo偶esz przej艣膰 do ostatniego etapu. Polega on na tym, 偶e okre艣lasz pierwszy krok, kt贸ry ta osoba musi zrobi膰 w zwi膮zku z tym zadaniem. I znowu w tym wypadku wa偶na jest precyzja. B膮d藕 bardzo konkretny, okre艣l szczeg贸艂owo swoje oczekiwania. Powiedz: 鈥瀂aczynamy w 艣rod臋 i pierwsz膮 rzecz膮, kt贸r膮 musisz zrobi膰, jest skontaktowanie si臋 z klientem鈥. I znowu 鈥 b膮d藕 bardzo dok艂adny w opisie swoich oczekiwa艅. Je偶eli oka偶e si臋, 偶e to jest du偶e zadanie, du偶y projekt, to powiedz o tym, 偶e chcesz, aby zadanie zosta艂o sko艅czone na przyk艂ad w pi膮tek, natomiast zale偶y Ci na tym, aby艣cie spotkali si臋 jeszcze w 艣rod臋 i przedyskutowali to, jak idzie wykonywanie tego zadania. Pami臋taj: licz膮 si臋 konkrety!

Delegowanie zda艅: Znajd藕 przeszkody i wyznacz terminy po艣rednie

Na tym etapie warto r贸wnie偶 zapyta膰 osob臋, kt贸rej delegujesz zadania, czy jest co艣, co przeszkadza jej w dotrzymaniu tego konkretnego, wyznaczonego terminu. Bo mo偶e si臋 okaza膰, 偶e ta osoba pracuje ju偶 nad jakim艣 zadaniem, kt贸re przekaza艂e艣 jej wcze艣niej lub kt贸re delegowa艂 jej kto艣 inny. A wi臋c musisz upewni膰 si臋, czy nie ma czego艣, co mo偶e stan膮膰 na przeszkodzie w dotrzymaniu tego terminu. I jeszcze jedna bardzo wa偶na rzecz. Je偶eli jest to du偶y projekt, kt贸ry zajmie przyk艂adowo kilka tygodni, to warto wyznaczy膰 terminy po艣rednie. B臋d膮 to terminy, w kt贸rych b臋dziesz spotyka膰 si臋 z wykonawc膮 zadania, by nadzorowa膰 jego przebieg. Absolutnie nie chodzi tu o to, aby kontrolowa膰 t臋 osob臋 i ci膮gle sta膰 za jej plecami. Chodzi o to, aby co jaki艣 czas przy tych wi臋kszych projektach udzieli膰 jej wsparcia. Takim wsparciem b臋dzie w艂a艣nie okresowe spotkanie. Zapytaj, czy jest co艣, czego ta osoba na tym etapie potrzebuje. Czy jest co艣, co jej przeszkadza wype艂ni膰 to zadanie. Te spotkania okresowe nie s膮 po to, aby艣 poczu艂 si臋 pewniej i m贸g艂 spa膰 spokojniej. One s膮 po to, aby wykonawca zadania otrzyma艂 potrzebne wsparcie.

Tak wygl膮da schemat, kt贸rym kieruj臋 si臋, deleguj膮c zadania. Oczywi艣cie modyfikuj go dowolnie. Ka偶da firma jest inna, ka偶da organizacja dzia艂a inaczej. Natomiast jest to dobry punkt wyj艣cia do tego, aby po pierwsze delegowa膰 zadania najlepszym osobom, a po drugie delegowa膰 je w taki spos贸b, 偶eby wykonawcy mogli je jak najlepiej je wype艂ni膰 i wywi膮za膰 si臋 ze swoich obowi膮zk贸w.

delegowanie zada艅


Trzy najwa偶niejsze rzeczy do zapami臋tania

  • Pami臋taj o tym, aby delegowa膰 zadania. Nie bierz na siebie wszystkiego. Nie musisz by膰 we wszystkim najlepszy. Wa偶ne, 偶eby艣 by艂 dobry w delegowaniu zada艅.
  • Korzystaj ze schematu, bo on zdejmuje z Ciebie obowi膮zek podejmowania decyzji, daje pewien standard podczas delegowania zada艅.
  • Deleguj膮c zadania, b膮d藕 bardzo konkretny. Twoja rola podczas delegowania zadania jest taka, aby jasno okre艣li膰 swoje oczekiwania. Przedstaw ca艂y kontekst i szczeg贸艂owo przeka偶 pracownikowi wszystkie informacje, kt贸rych mo偶e potrzebowa膰. Poni偶ej znajdziesz link do schematu, kt贸rym ja si臋 kieruj臋, deleguj膮c zadania. Mo偶esz pobra膰 go za darmo i zmodyfikowa膰 do swoich potrzeb.

Pozosta艂e

Schemat delegowania zada艅

B膮d藕my w kontakcie

FB: https://l.lukaszhodorowicz.pl/facebook
IG: https://l.lukaszhodorowicz.pl/instagram
YT: https://l.lukaszhodorowicz.pl/youtube
LI: https://l.lukaszhodorowicz.pl/linkedin

Podaj dalej

Co powiesz na darmowego
e-booka?

Archimedes powiedzia艂 „Dajcie mi punkt oparcia, a porusz臋 Ziemi臋”. Filozof mia艂 na my艣li d藕wigni臋. Czyli mechanizm, kt贸ry pozwala zamieni膰 ma艂y wysi艂ek w ogromne efekty. 

W ebooku zebra艂em 10 pomys艂贸w na marketingowe d藕wignie.
Chcesz je pozna膰? Zapisz si臋.